Nowe zasady obliczania stażu pracy, doprecyzowanie terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, umożliwienie składania elektronicznych wniosków o urlopy i dni wolne – to jedne z kilku zmian w prawie pracy w bieżącym i kolejnym roku. Jakie nowe regulacje pracodawcy powinni wziąć pod uwagę w najbliższych miesiącach?
Jawność wynagrodzeń dla kandydatów i pracowników już od 24 grudnia 2025 roku
Nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca tzw. jawności wynagrodzeń nałoży na pracodawców obowiązki związane z procesem rekrutacyjnym i polityką płacową w organizacji.
Po pierwsze, kandydaci zyskają prawo do uzyskania informacji o proponowanym wynagrodzeniu, początkowej wysokości płacy lub widełkach wynagrodzenia – najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną. W teorii – pracodawca mógłby przekazać tę informację dopiero przed zawarciem umowy o pracę, ale w praktyce – trudno sobie wyobrazić sytuację, w której kandydat godzi się na zatrudnienie, nie mając pojęcia, ile będzie zarabiać. Warto podkreślić, że przepisy wcale nie obligują firm do podawania – chociażby przewidywanego zakresu – wynagrodzeń w ogłoszeniach. Ponadto potencjalny pracodawca nie będzie mógł zapytać kandydata o jego dotychczasowe wynagrodzenia, a kandydat – otrzyma wgląd do postanowień regulaminu wynagradzania bądź układu zbiorowego pracy.
Przepisy wdrażają również:
- obowiązek używania neutralnego (inkluzywnego) języka w odniesieniu do stanowisk pracy – oferty nie powinny sugerować np. preferowanej płci lub innych cech kandydatów, które nie mają bezpośredniego związku z pracą,
- obowiązki sprawozdawcze dla firm zatrudniających ponad 100 osób – raporty będą dotyczyć danych związanych z potencjalną luką płacową w organizacji,
- obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń – kiedy sprawozdanie wykaże lukę płacową nieuzasadnioną obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami, która nie została zniwelowana w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu,
- udostępnianie na wniosek pracowników informacji o przeciętnym wynagrodzeniu osób na tym samym lub podobnym stanowisku – oczywiście pracodawca nie poda do informacji kwot zarabianych przez poszczególne osoby.
Nowe zasady obliczania stażu pracy – szczególnie dla zleceniobiorców i przedsiębiorców
O ile prawo nie działa wstecz, o tyle zadziała w przypadku nowych przepisów dotyczących zasad obliczania stażu pracy, które zostały skonstruowane z myślą o przede wszystkim osobach pracujących na podstawie umów zleceń i przedsiębiorcach. Nowelizacja Kodeksu pracy pozwoli na zaliczenie do stażu pracy przede wszystkim okresu prowadzenia jednoosobowych działalności gospodarczych i okresu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia.
Zgodnie z projektem staż pracy danej osoby może się wydłużyć o okres:
- prowadzenia przez nią pozarolniczej działalności,
- zawieszenia przez nią pozarolniczej działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- współpracy z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
- wykonywania umów zleceń, umów agencyjnych lub umów o świadczenie usług,
- współpracy z osobami wykonującymi pracę na podstawie wyżej wymienionych umów,
- pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- działalności zarobkowej (innej niż zatrudnienie) za granicą.
Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 roku. Niemal wszystkie wymienione okresy będą potwierdzane zaświadczeniami wydawanymi przez ZUS. Wyjątkiem są tylko okresy zatrudnienia, które nie podlegają zgłoszeniom do ZUS, oraz okresy innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. W tych przypadkach pracownik jest zobowiązany do udowodnienia okresu zatrudnienia. Pracodawcy będą zobligowani do przeliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego osób, których staż pracy ulegnie wydłużeniu. Co więcej, nowe regulacje sprawią, że niektórzy pracownicy uzyskają szybciej prawo do świadczeń powiązanych ze stażem pracy, np. nagrody jubileuszowej.
Ściśle określony termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego
Co do zasady, aktualne przepisy nie precyzują, kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, ale orzecznictwo wskazuje, że ten termin wypada w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika, czyli potencjalnie wcześniej niż może wypadać termin wypłaty wynagrodzenia. W praktyce – pracodawcy zwykle wypłacają ekwiwalent razem z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc pracy. To ostatnie rozwiązanie zostanie zalegalizowane w nowelizacji Kodeksu pracy. Zgodnie z nowym art. 171 § 4 Kodeksu pracy pracodawca wypłaci ekwiwalent pieniężny, o którym mowa w art. 171 § 1 k.p., w terminie wypłaty wynagrodzenia zgodnie z art. 85 k.p.
Zwróć uwagę, że art. 85 § 2 k.p. stanowi, że wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości, nie później w niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Pracodawcy ustalają stały i konkretny (!) termin w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie wynagradzania. Niektóre media błędnie podają, że termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego wypadnie w dniu zakończenia pracy. Nieprawda – nie musi tak być w każdym przypadku.
Co ważne, nowy art. 171 § 5 k.p. doprecyzowuje, że jeśli termin wypłaty wynagrodzenia wypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy, to pracodawca musi wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od zakończenia umowy. Jeżeli tak obliczony termin wypada w dzień wolny od pracy, to ekwiwalent należy wypłacić w poprzednim dniu.
Nowe przepisy wejdą w życie, kiedy upłynie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Sprawniejsza komunikacja między pracownikami a pracodawcami
Projekt, który zmieni zasady wypłacania ekwiwalentu urlopowego, modyfikuje również przepisy dotyczące realizowania spraw wyłącznie w formie pisemnej. Nowe regulacje pozwolą na dokonywanie pewnych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej. To oznacza, że pracownicy będą mogli złożyć elektroniczny wniosek o m.in.:
- ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- wdrożenie systemu skróconego tygodnia pracy,
- udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
- udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- udzielenie urlopu bezpłatnego.
Oczywiście warto podkreślić, że nowoczesne systemy kadrowo-płacowe od dawna umożliwiają składanie elektronicznych wniosków o urlopy oraz inne dni wolne od pracy.
Zmiana w udzielaniu urlopu macierzyńskiego po utracie ciąży
Od 6 sierpnia 2025 roku pracowniczki, które straciły ciążę, mogą skorzystać ze skróconego urlopu macierzyńskiego, zasiłku macierzyńskiego oraz zasiłku pogrzebowego wyłącznie na podstawie zaświadczenia o urodzeniu martwego dziecka – bez względu na czas trwania ciąży. Dzięki rozporządzeniu MRPiPS z 21 lipca 2025 roku kobiety, które poroniły, nie muszą przedstawiać aktu urodzenia dziecka z adnotację o martwym urodzeniu, co wymagało określenia płci dziecka na podstawie drogich badań genetycznych.
Nowe przepisy likwidują tę barierę, ułatwiając pracowniczkom skorzystanie z 8 tygodni urlopu macierzyńskiego oraz otrzymanie zasiłku macierzyńskiego za ten okres. Wspomniane zaświadczenie powinien wystawić lekarz specjalista w dziedzinie położnictwa i ginekologii, lekarz w trakcie specjalizacji albo położna. Co więcej, regulacja dopuszcza przedłożenie kopii dokumentacji medycznej, której zgodność z oryginałem potwierdzi osoba ubezpieczona, pracodawca lub ZUS.
Nowe uprawnienia PIP
Zdaniem Marcina Staneckiego, Głównego Inspektora Pracy, reforma Państwowej Inspekcji Pracy sprawi, że polski organ nadzorujący i kontrolujący przestrzeganie prawa pracy stanie się jednym z najnowocześniejszych w Europie. Nowe regulacje, które mają zostać wdrożone w 2026 roku, dotyczą wzmocnienia uprawnień PIP w zakresie:
- przekształcania wadliwych umów cywilnoprawnych w stosunek pracy w sytuacji, w której np. umowa zlecenie nielegalnie zastępuje umowę o pracę,
- efektywności i zasięgu kontroli PIP, w tym kontroli zdalnych, które wyeliminowałyby problemy z wielokrotnymi dojazdami do zakładów pracy,
- skuteczności kontroli, szczególnie w obszarze wydawania decyzji administracyjnych, przeprowadzania audytów na życzenie pracodawców oraz wysokości mandatów.
Co ważne, niektóre nowe przepisy byłyby także ukłonem w stronę pracodawców, którzy nieświadomie (!) mogą popełniać błędy. Dzięki tzw. pierwszej kontroli w danym przedsiębiorstwie – niezależnie od jego wielkości – inspektor pracy może tylko wskazać obszary do poprawy zamiast od razu stosować kary. Oczywiście jeśli pracodawca nie zadba o wyeliminowanie nieprawidłowości, PIP zadecyduje o wszczęciu postępowania. Reforma zakłada również poprawę wymiany danych między PIP, KAS a ZUS. Ponadto budżet PIP ma zostać zwiększony o 10% w porównaniu z 2025 rokiem.
Zakaz palenia e-papierosów bez nikotyny w pracy
Dzięki zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych, która weszła w życie 5 lipca 2025 roku, pracownicy nie mogą palić żadnych e-papierosów w miejscu pracy – ani nikotynowych, ani beznikotynowych. Wcześniejsze niedoprecyzowane przepisy sprzyjały obchodzeniu zakazu przez pracowników, którzy argumentowali, że mogą palić e-papierosy bez nikotyny. Pracodawcy powinni pamiętać o umieszczeniu oznaczeń słownych i graficznych na terenie obiektu oraz w środkach transportu.
Bezpieczniejsza praca w upały
Aktualne przepisy dotyczące maksymalnej temperatury w pracy latem nie podają „widełek” temperaturowych, aczkolwiek zobowiązują pracodawcę do m.in. zabezpieczenia pomieszczeń, w których wykonuje się pracę, przed niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem. Zgodnie z § 37 ust. 1 pkt 3 pracodawcy muszą zapewnić pomieszczenia do wypoczynku dla pracowników wykonujących pracę w lokalizacjach, w których temperatura wywoływana przez procesy technologiczne stale przekracza 30°C. Ponadto osoby pracujące na zewnątrz muszą być chronione przed zagrożeniami generowanymi przez warunki atmosferyczne, w tym wysoką temperaturą. Oczywiście prawo daje pracownikom szereg uprawnień do odmowy pracy w warunkach zagrażających zdrowiu i życiu, ale przepisy wymagają doprecyzowania w zakresie maksymalnej temperatury w pracy latem.
Projekt przygotowywany przez MRPiPS zakłada, że pracodawcy będą musieli dopilnować, aby temperatura w pomieszczeniach nie przekraczała 35°C, a temperatura w przypadku prac związanych z wysiłkiem fizycznym w otwartej przestrzeni – 32°C, chyba że to niemożliwe z uwagi na procesy technologiczne w obu przypadkach. Jeżeli temperatura ze względu na warunki atmosferyczne przekroczy wspomniane wartości, praca nie będzie mogła być wykonywana. Ponadto w sytuacji, w której temperatura ze względu na warunki atmosferyczne przekroczy 28°C w pomieszczeniu i 25°C podczas wykonywania prac fizycznych na zewnątrz, pracodawca będzie musiał zastosować rozwiązania, które minimalizują wpływ temperatury na zdrowie pracowników.
Co ważne, nowe przepisy miały wejść w życie 1 stycznia 2026 roku, ale termin został przesunięty na 1 stycznia 2027 roku. Nie wiadomo, czy vacatio legis zostanie ponownie wydłużony ze względu na sprzeciwy pracodawców, którzy podnoszą, że np. zainstalowanie klimatyzacji i wentylacji w niektórych obiektach jest niemożliwe ze względu na ograniczenia konstrukcyjne. Ponadto przedsiębiorcy zwracają uwagę, że nie są w stanie całkowicie wyeliminować sporadycznych przypadków przekraczania temperatury, np. w dużych halach produkcyjnych, a wstrzymanie procesów odbiłoby się negatywnie na realizacji zobowiązań wobec kontrahentów i funkcjonowaniu biznesu.
