Czym jest staż pracy i na co wpływa? [Aktualizacja luty 2026]

Od 1 stycznia 2026 roku niektórych pracodawców obowiązują nowe przepisy dotyczące obliczania stażu pracy, który wpływa na m.in. nabycie przez pracownika prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Dotychczas staż pracy nie obejmował np. okresów prowadzenia działalności gospodarczej czy wykonywania umów zleceń. Co do zasady, pracownik musi udokumentować taki okres za pomocą zaświadczenia wydanego przez ZUS, aczkolwiek istnieją wyjątki od tej reguły. Jakie obowiązki mają strony umowy o pracę w związku z nowymi zasadami ustalania stażu pracy? Sprawdź, co powinny wiedzieć działy kadrowo-płacowe, szczególnie firm z sektora prywatnego, które muszą stosować nowe przepisy od 1 maja 2026 roku. 

Staż pracy na nowych zasadach – najważniejsze terminy 

• Od 1 stycznia 2026 roku nowe zasady określania stażu pracy obowiązują pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych. Pracodawcy z sektora prywatnego muszą zacząć przeliczać staże pracy na wnioski pracowników (!) od 1 maja 2026 roku.
• Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie pracodawcom dokumentów, które potwierdzają okresy aktywności zawodowej wliczane do stażu pracy. Upływ 24 miesięcy liczy się odpowiednio od 1 stycznia albo 1 maja 2026 roku. Jeśli pracownik nie udokumentuje w tym okresie np. okresu wykonywania umowy zlecenia, to pracodawca nie zaliczy go do stażu pracy.
• Nowe przepisy nie określają, do którego roku wstecz można zaliczyć okresy innych aktywności zawodowych. Ważne, aby były odpowiednio udokumentowane.
• Pracownik z sektora prywatnego może złożyć wniosek o zaświadczenie z ZUS przed 1 maja 2026 roku, ale pracodawca nie przeliczy stażu pracy przed tym terminem. Niemniej warto pamiętać, że ZUS spodziewa się fali setek tysięcy wniosków – większej niż sektora publicznego – więc pracownicy mogą rozważyć nieco wcześniejsze złożenie wniosku i zanieść zaświadczenie pracodawcy po 1 maja.
• Jeśli korzystasz z outsourcingu usług płacowych, upewnij się, że dostawca oprogramowania wdroży odpowiednią aktualizację przed 1 maja 2026 roku. 

Staż pracy – co to jest? 

Przepisy nie podają jednolitej definicji stażu pracy. W praktyce przyjmowało się, że staż pracy obejmuje poszczególne okresy zatrudnienia pracownika i okresy poza zatrudnieniem w szczególnych przypadkach. Nowelizacja Kodeksu pracy sprawiła, że staż pracy obejmuje także okresy aktywności zawodowej poza umowami o pracę i pokrewnymi, np. wykonywanie zleceń czy realizowanie kontraktów B2B. 

Art. 2 k.p. definiuje pracownika jako osobę zatrudnioną na podstawie: 

• umowy o pracę (w tym na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony i na zastępstwo),
• spółdzielczej umowy o pracę,
• umowy mianowania,
• umowy powołania,
• umowy wyboru. 

Okres zatrudnienia nie jest równoznaczny z okresem wykonywania pracy. Kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, to nie świadczy pracy, ale pozostaje zatrudniony. W efekcie L4 wlicza się do stażu pracy. Wyjątkiem będzie np. urlop bezpłatny, podczas którego stosunek pracy zostaje zawieszony, mimo że nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. 

Katalog nowych okresów aktywności zawodowej wliczanych do stażu pracy od 2026 roku 

Dotychczas umowy cywilnoprawne nieregulowane przez Kodeks pracy, np. umowy o dzieło i umowy zlecenia, nie były wliczane do stażu pracy. Poszkodowani byli również przedsiębiorcy, np. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie mogły liczyć na uwzględnienie tego okresu w stażu pracy po przejściu z freelancingu na etat. To oznaczało, że jeśli mikroprzedsiębiorca podpisał pierwszą umowę po latach działania jako freelancer, pracodawca naliczał urlop cząstkowy w wymiarze 1,66 dnia za każdy miesiąc pracy. 

Zgodnie z nowym art. 3021 § 1 k.p. staż pracy obejmuje okresy prowadzenia pozarolniczej działalności przez osobę fizyczną i okresy pozostawania osobą współpracującą z tą osobą, za które opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. 

Art. 3021 § 2 k.p. rozszerza katalog o: 

• okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której według Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• okresy wykonywania umowy agencyjnej,
• okresy pozostawania osobą współpracującą z osobami wskazanymi w poprzednich dwóch punktach,
• okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub członkiem spółdzielni kółek rolniczych, 

o ile w powyższych okresach osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Co ważne, staż pracy obejmuje też udokumentowane okresy wskazane w art. 3021 § 1 i 2 k.p., w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów, np. ze względu na ulgę na start określoną w art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. 

Ponadto staż pracy po nowemu obejmuje: 

• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (art. 3021 § 5 k.p.),
• okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem (art. 3021 § 6 k.p.),
• udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą (art. 3021 § 7 k.p.). 

Jeśli różne okresy aktywności zawodowej nakładają się na siebie, należy wziąć pod uwagę okresy najkorzystniejsze dla pracownika. 

W zależności od okresu, który będzie chciał udokumentować pracownik, ZUS wyda: 

• zaświadczenie o opłaceniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu (art. 3021 § 11 k.p.).,
• zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 3021 § 12 k.p.).,
• zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (art. 3021 § 13 k.p.). 

Z aktualną wersją nowych przepisów o stażu pracy zapoznasz się tutaj. 

Jak złożyć wniosek o zaświadczenie o stażu pracy z ZUS? 

Zgodnie z instrukcją przygotowaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracownik powinien się zalogować na swoje konto ZUS, następnie kliknąć zakładkę „Wniosek o «Stażowe»” i wybrać utworzenie nowego wniosku. Formularz będzie częściowo uzupełniony danymi. Należy dodać brakujące informacje i wysłać wniosek (bez żadnych dodatkowych dokumentów). Tutaj zobaczysz tutorial. 

Jeśli pracownik ma kilka tytułów do ubezpieczeń wskazanych w art. 3021 Kodeksu pracy albo np. wykonywał umowy zlecenia w różnych okresach u wielu zleceniodawców, wystarczy, że złoży jeden wniosek z szerokim zakresem żądanych danych. 

Jak udowodnić okres aktywności zawodowej, jeśli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia, a pracownik nie ma dokumentów? 

W tej sytuacji pracownik musi przedstawić inne dowody niż zaświadczenie z ZUS, które potwierdzą pożądany okres aktywności zawodowej, np. dokumenty od byłego zleceniodawcy albo kontrahentów z czasów prowadzenia działalności gospodarczej. Trzeba jednak podkreślić, że te podmioty nie mają obowiązku wydania takiej dokumentacji, a brak dokumentów wyklucza przeliczenie stażu pracy. 

Co ważne, jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia, poinformuje daną osobę o możliwości złożenia wniosku o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w zakresie podlegania ubezpieczeniom. W takiej sytuacji pracownik powinien złożyć wniosek z tymi samymi dokumentami, które dostarczy pracodawcy. 

Wymiar czasu pracy a staż pracy  

Nie ma znaczenia, czy zatrudnisz pracownika na pełny etat, czy na pół etatu. Pełnoetatowcom i niepełnoetatowcom naliczamy staż pracy w ten sam sposób. Liczy się okres zatrudnienia, a nie liczba przepracowanych godzin. Oczywiście wymiar urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowców przelicza się proporcjonalnie. Co ważne, jeśli ktoś pracuje równocześnie u dwóch przedsiębiorców, ten okres zatrudnienia nie zalicza się podwójnie do stażu pracy. Nie jest istotne, czy pracownik ma dwie umowy o pracę na pół etatu, czy dwie umowy o pracę na pełny etat. 

Staż pracy a urlop wypoczynkowy 

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od kilku czynników, w tym okresu nauki i okresu całkowitego okresu zatrudnienia, do którego zaliczają się inne okresy aktywności zawodowej poza umową o pracę po nowelizacji Kodeksu pracy. 

Zgodnie z art. 154 § 1 pkt 1-2 k.p. wymiar urlopu wynosi 20 dni dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla osób zatrudnionych minimum 10 lat. Niemniej to nie oznacza, że trzeba przepracować aż 10 lat, aby nabyć prawo do dodatkowych 6 dni urlopu na rok kalendarzowy. Według art. 155 § 1 k.p. staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu, obejmuje pewne okresy nauki. W zależności od ukończonej szkoły pracownik zyskuje nawet 8 lat „pracy”.  

W efekcie wystarczyło, że absolwent szkoły wyższej przepracował tylko 2 lata na umowie o pracę, aby zyskać 26 dni urlopu wypoczynkowego. Dzięki nowym przepisom absolwent studiów otrzyma prawo do 26 dni urlopu także po np. udokumentowaniu 2 lat wykonywania umów zleceń albo prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w tym czasie. Co ważne, nie ma znaczenia, czy pracownik ukończył studia inżynierskie, licencjackie czy jednolite magisterskie. Liczy się otrzymanie dyplomu z uczelni – publicznej lub prywatnej. Tryb studiów (dzienny, wieczorowy, zaoczny) także jest nieistotny. 

Okres wypowiedzenia a staż pracy  

Okres wypowiedzenia obowiązujący pracownika zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (zakładowego stażu pracy). Dotychczas ten okres obejmował wszystkie umowy o pracę – na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony i na zastępstwo (nawet jeśli wystąpiły pomiędzy nimi przerwy). Nowelizacja Kodeksu pracy oznacza zmiany dla pracowników, którzy współpracowali z tym samym pracodawcą np. na podstawie umów zleceń albo kontraktów B2B, zanim otrzymali umowę o pracę. W takim scenariuszu okres zatrudnienia w danej firmie ulegnie wydłużeniu, więc okres wypowiedzenia również może się okazać dłuższy. 

Jak określić okres wypowiedzenia dla pracownika, który współpracował z tą samą firmą, zanim podpisał umowę o pracę? 

Pracownik podpisał z firmą X umowę o pracę na czas nieokreślony obowiązującą od 1 stycznia 2026 roku. Zanim pracownik został zatrudniony na etat, współpracował z tą samą firmą na podstawie umowy zlecenia w okresie od 1 marca do 31 grudnia 2025 roku. Dzięki nowym przepisom firma X powinna potraktować okres obowiązywania umowy zlecenia jako okres zatrudnienia i zaliczyć go do stażu pracy. To wpłynie zarówno na wymiar urlopu, jak i okres wypowiedzenia (od 1 maja 2026 roku w sektorze prywatnym). 

Tak samo należy postąpić w przypadku, w którym dana osoba najpierw prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą i świadczyła przyszłemu pracodawcy usługi w ramach kontraktu B2B, a potem podpisała z tą samą firmą umowę o pracę. Nie ma znaczenia, czy w tym okresie były przedsiębiorca świadczył usługi również na rzecz podmiotów innych niż przyszły pracodawca. 

Okres wypowiedzenia a zakładowy staż pracy 

Najkrótszy okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie dla osób zatrudnionych krócej niż 6 miesięcy. Pracownikom zatrudnionym co najmniej 6 miesięcy przysługuje 1 miesiąc okresu wypowiedzenia. Najdłuższy okres wypowiedzenia to aż 3 miesiące dla osób z minimum 3-letnim okresem zatrudnienia (stażem pracy u danego pracodawcy). 

Okres wypowiedzenia	Staż pracy w danej firmie
2 tygodnie	Krócej niż 6 miesięcy
1 miesiąc	Minimum 6 miesięcy
3 miesiące	Co najmniej 3 lata

Opracowanie na podstawie art. 36 § 1 pkt 1-3 Kodeksu pracy

Co ważne, okres wypowiedzenia wlicza się do całkowitego (ogólnego) stażu pracy, nawet jeśli pracownik podczas okresu wypowiedzenia zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, będzie na urlopie czy zwolnieniu lekarskim. 

Urlop bezpłatny a staż pracy  

Zgodnie z art. 174 § 2 Kodeksu pracy okres urlopu bezpłatnego nie zalicza się do stażu pracy wpływającego na uprawnienia pracownicze, np. wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia umowy o pracę. Kiedy pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, umowa o pracę nie rozwiązuje się, ale stosunek pracy zostaje zawieszony. Oczywiście istnieje kilka wyjątków, w tym urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. 

Jak udokumentować staż pracy bez świadectwa pracy? 

O ile przepisy zobowiązują pracodawcę do wydania świadectwa pracy po zakończeniu stosunku pracy, o tyle nie stanowią, że to jedyny dopuszczalny dokument, którym pracownik udowadnia, że był zatrudniony w danej firmie. Okres zatrudnienia można udokumentować np. umową o pracę i wypowiedzeniem potwierdzającym jej rozwiązanie. Kandydat wyłoniony w procesie rekrutacyjnym może uzyskać zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń społecznych z ZUS czy zaświadczenie od pracodawcy określające m.in. okresy zwolnień lekarskich czy urlopów.  

Zgodnie z art. 221 § 1 pkt 6 k.p. pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Art. 221 § 5 k.p. doprecyzowuje, że te dane udostępnia się w formie oświadczenia, przy czym pracodawca może żądać ich udokumentowania, aby potwierdzić, że są prawdziwe. Dlatego świadectwo pracy jest podstawowym źródłem informacji, na podstawie którego ustala się m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego.  

Niemniej zdarza się, że pracownik nie dysponuje świadectwem pracy (np. wskutek przypadkowego zniszczenia dokumentów podczas przeprowadzki), nie może go uzyskać (np. pracuje na 1/4 etatu i szuka dodatkowego źródła zarobku) lub chce zataić pewne fakty (np. zwolnienie dyscyplinarne). Warto pamiętać, że brak udokumentowanego wcześniejszego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym może spowodować np. objęcie pracownika 30-dniowym okresem wyczekiwania, podczas którego nie ma prawa do świadczenia chorobowego. 

Staż pracy po nowemu – FAQ 

Czy pracodawca może zaakceptować zaświadczenia z ZUS wydane w 2025 roku? 

Tak, podstawą do przeliczenia stażu pracy mogą być zaświadczenia wydane przez ZUS przed 1 stycznia 2026 roku. 

Czy pracodawca musi automatycznie przeliczyć staże pracy dla wszystkich pracowników? 

Co do zasady, nie. Odpowiedzialność za przedstawienie dokumentów potwierdzających nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy spoczywa na pracowniku. Dopiero gdy pracownik przedstawi np. zaświadczenie z ZUS, pracodawca musi zaktualizować uprawnienia osoby zatrudnionej. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca np. wcześniej podpisywał umowy zlecenia z danym pracownikiem i posiada (!) dokumenty potwierdzające te umowy. W tym przypadku dział kadrowo-płacowy powinien niezwłocznie określić nowy staż pracy. 

Czy pracodawca może odmówić uznania okresu aktywności zawodowej pracownikowi? 

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do autentyczności dokumentów przedstawionych przez pracownika, który np. nie uzyskał zaświadczenia z ZUS, tylko przedstawił inne dowody, może ich nie uznać. Niemniej w tym wypadku pracownik ma prawo udać się do sądu pracy. Co więcej, pracodawca powinien pamiętać, że zaświadczenie z ZUS nie musi mieć odręcznego lub elektronicznego podpisu. 

Jaką dokumentację potwierdzającą pracę zarobkową za granicą powinien przyjąć pracodawca? 

Przepisy nie wskazują konkretnego rodzaju dokumentów potwierdzających pracę zarobkową za granicą. Pracownik może przedstawić dowolny dokument, np. z instytucji ubezpieczeniowej czy podatkowej funkcjonującej za granicą. Liczy się także zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę czy kontrakty z firmami. Co ważne, to pracownik powinien odpowiadać za np. przetłumaczenie dokumentu przez tłumacza przysięgłego na język polski. 

Pracownik zarabiał na umowach zleceniach jako student korzystający z ulgi podatkowej. Czy te okresy zaliczają się do stażu pracy? 

Tak, okresy aktywności zawodowych, w których pracownik nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu na podstawie odrębnych przepisów (!), powinny zostać zaliczone do stażu pracy. ZUS podkreśla, że w tej sytuacji nie wyda zaświadczenia, skoro uczeń lub student nie był objęty ubezpieczeniami. Konieczne będzie udokumentowanie wykonywania zleceń w inny sposób. 

Zanim pracownik otrzymał umowę o pracę, miał podpisaną umowę zlecenia z tą samą firmą, która odprowadzała za niego składki emerytalne i rentowe. Czy przeliczenie stażu pracy wydłuży okres wypowiedzenia umowy o pracę? 

Tak, ponieważ okres zatrudnienia u danego pracodawcy (zakładowy staż pracy) wpływa na okres wypowiedzenia umowy. W tym scenariuszu dana osoba pracowała na podstawie umowy zlecenia u swojego obecnego pracodawcy. Gdyby pracownik zarabiał na podstawie umowy zlecenia z firmą X, a potem otrzymał umowę o pracę w firmie Y, to okres wypowiedzenia w firmie Y nie uległby zmianie. Uwaga – taka umowa zlecenie nie będzie traktowana jako umowa o pracę i wliczana do limitu umów na czas określony. Oczywiście zakładamy, że umowa cywilnoprawna nie zastępowała niezgodnie z prawem umowy o pracę. 

Czy przeliczenie stażu pracy wpływa na dodatek stażowy? 

Wypłata dodatku po przeliczeniu stażu pracy jest uzależniona od regulacji obowiązujących u danego pracodawcy. Co do zasady, dodatek stażowy z mocy prawa otrzymują pracownicy sfery budżetowej, którzy odbyli określony staż pracy. Pozostali pracodawcy mogą wypłacać taki dodatek, a zasady określają w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy. 

Czy reforma w naliczaniu stażu pracy wpływa na emerytury? 

Nowe przepisy wpływają tylko na uprawnienia pracownicze. To oznacza, że wliczenie nowych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy nie wpływa na uprawnienia do emerytury minimalnej i nie wywołuje konieczności przeliczenia emerytur oraz rent.