Kiedy przysługuje dieta zagraniczna z tytułu podróży służbowej? Poznaj stawki i zasady rozliczania

Nowa wysokość diety zagranicznej w delegacji od 29 listopada 2022 roku oraz inne zmiany w rozporządzeniu o podróżach służbowych 

Od 29 listopada 2023 roku obowiązują wyższe diety zagraniczne za podróż służbową do 31 państw. 

Co jeszcze zmodyfikowano za pomocą rozporządzenia MRiPS z 25.10.2022 roku zmieniającego rozporządzenie o podróżach służbowych? 

• Określono wprost dietę zagraniczną za podróż służbową do Andory, Lichtensteinu, Luksemburga, Monako, Palestyny i San Marino (np. 88 CHF w przypadku podróży do Lichtensteinu zamiast „jak w Szwajcarii”, 50 EUR za podróż do Andory zamiast „jak w Hiszpanii”). 
• Ustalono dietę zagraniczną za wyjazd służbowy do Czarnogóry (zamiast do Republiki Serbii i Republiki Czarnogóry) i stworzono oddzielne pozycje dla Konga oraz Demokratycznej Republiki Konga. 
• Dodano dietę zagraniczną za podróż w celach służbowych do Watykanu (był pominięty). 
• Zmieniono nazwy niektórych krajów (np. Niderlandy na Holandię, Macedonię na Macedonię Północną). 

Tabela diet zagranicznych – aktualne stawki 

Dieta za dobę podróży zagranicznej zależy od docelowego kraju podróży. Jeśli pracownik wyjeżdża do co najmniej dwóch państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno miejsce docelowe, zwłaszcza jeśli kwoty diety są różne, np. 41 EUR w Czechach, 47 EUR w Słowacji i 49 EUR w Niemczech. 

Co kluczowe, zgodnie z art. 775 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może ustalić inną stawkę diety zagranicznej w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub umowie o pracę, ale ta kwota nie może być niższa od wysokości diety z tytułu podróży służbowej w Polsce. Aktualnie – 45 zł. 

Pracownikowi w delegacji służbowej: 

• na Gibraltarze przysługuje taka sama dieta, jak za podróż służbową do Wielkiej Brytanii, 
• w Hongkongu należy się dieta w wysokości 55 USD, 
• w Tajwanie przysługuje 40 EUR diety. 

Źródło tabeli: załącznik do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z późn. zm.). 

Jak obliczać czas podróży służbowej za granicę? 

O ile w przypadku podróży służbowej w Polsce bierze się pod uwagę godzinę wyjazdu i przyjazdu pracownika, o tyle w przypadku podróży zagranicznych ogromny wpływ na czas delegacji ma środek komunikacji – lądowy, lotniczy lub morski. 

Pracownik delegowany za granicę może wyjechać z biura o 7:00, ale czas zagranicznego wyjazdu służbowego będzie liczony np. od 16:00 tego samego dnia. Oczywiście okres od 7:00 do 16:00 należy uwzględnić jako podróż krajową, za którą także przysługuje dieta. Jeśli podróż zagraniczna odbywa się w połączeniu z przejazdem w Polsce, stosuje się przepisy z rozdziału 2 rozporządzenia o podróżach służbowych. 

Jak obliczyć dietę zagraniczną? 

Zgodnie z § 13 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia o podróżach służbowych za każdą dobę podróży zagranicznej należy się dieta w pełnej wysokości. 

Ponadto § 13 ust. 3 pkt 2 lit. a-c rozporządzenia podaje, że za niepełną dobę podróży zagranicznej należy się: 

• 1/3 diety w przypadku wyjazdu do 8 godzin, 
• 50% diety w przypadku wyjazdu trwającego ponad 8 godzin, ale nie dłużej niż 12 godzin, 
• 100% diety w przypadku wyjazdu przekraczającego 12 godzin. 

Przykład 

Pracownik wyleciał do Szwecji o godzinie 11:00 23 stycznia i wrócił o godzinie 20:00 27 stycznia. Podróż służbowa trwała 4 doby i 9 godzin. Dieta zagraniczna za podróż służbową do Szwecji wynosi 510 SEK. Dieta za niepełną dobę (9 godzin) wynosi 1/2 tej kwoty. 

510 SEK × 4 + 510 SEK × 1/2 = 2040 SEK + 255 SEK = 2295 SEK 

Pracownikowi należy się 2295 SEK za podróż służbową do Szwecji. 

Co pokrywa dieta pracownicza w podróżach zagranicznych? 

Diety zagraniczne pokrywają koszty wyżywienia oraz inne drobne wydatki z tytułu podróży służbowej, które nie zostały sprecyzowane w przepisach. To rozwiązanie pozwala pracownikowi na uzyskanie 25% diety za każdą dobę podróży zagranicznej, nawet jeśli w tym czasie korzysta z bezpłatnego, całodziennego wyżywienia. Co ważne, pracownik nie musi przedstawić pracodawcy dowodów na „drobne wydatki”. 

Dieta zagraniczna a zapewnione całodzienne wyżywienie 

§ 14 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych podaje, że pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne i całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) w delegacji zagranicznej, przysługuje 25% diety ustalonej według § 13 ust. 3 rozporządzenia. 

Przykład 

Podróż służbowa do Hiszpanii trwała 3 doby i 10 godzin. Dieta zagraniczna w pełnej wysokości to 50 EUR. W ciągu pierwszych 3 dni pracownik miał zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie. W dniu odlotu do Polski nie miał zapewnionego ani 1 posiłku. 

50 EUR × 3 + 50 EUR × 1/2 = 150 EUR + 25 EUR = 175 EUR (dieta bez bezpłatnego, całodziennego wyżywienia) 

150 EUR × 25% = 37,5 EUR (dieta za 3 dni po odjęciu wartości wyżywienia) 

37,5 EUR + 25 EUR = 62,5 EUR (dieta za całą podróż) 

Każdemu posiłkowi (śniadaniu, obiedzie, kolacji – także w ramach usługi hotelarskiej) przyporządkowano wartość procentową diety zagranicznej. 

Co ważne, chodzi o ustaloną dietę, która przysługuje za daną dobę, pełną lub niepełną, a nie dietę w pełnej wysokości dla danego kraju. Wartość posiłków liczy się na podstawie tzw. diety ułamkowej w przypadku niepełnej doby, np. 1/3 diety w pełnej wysokości lub 1/2 diety w pełnej wysokości. 

Jeśli pracownik ma zapewniony 1 posiłek lub 2 posiłki dziennie, to: 

1. wyznaczasz dietę przysługującą za daną dobę podróży, 
2. obliczasz wartości posiłków na podstawie diety za doby pełne i niepełne (w zależności od dnia, w którym wypadł posiłek), 
3. pomniejszasz dietę za podróż służbową o wartości posiłków. 

Przykład 

Delegacja w Chorwacji trwała 4 doby i 7 godzin. Pracownik miał zapewnione całodzienne, bezpłatne wyżywienie przez 4 dni. W dniu powrotu do Polski zjadł śniadanie i obiad. Dieta zagraniczna w pełnej wysokości to 42 EUR. 

42 EUR × 4 = 168 EUR (dieta za 4 doby przed pomniejszeniem o wartość wyżywienia) 

168 EUR × 25% = 42 EUR (dieta za 4 doby po pomniejszeniu o wartość wyżywienia) 

42 EUR × 1/3 = 14 EUR (dieta za ostatnie 7 godzin przed pomniejszeniem o wartość posiłków) 

14 EUR × 15% = 2,1 EUR (wartość śniadania w dniu powrotu do kraju) 

14 EUR × 30% = 4,2 EUR (wartość obiadu w dniu powrotu do kraju) 

42 EUR + 14 EUR - 2,1 EUR - 4,2 EUR = 49,7 EUR (dieta zagraniczna po odjęciu wartości wyżywienia) 

Kiedy nie przysługuje dieta w delegacji zagranicznej? 

Zgodnie z § 14 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych dieta zagraniczna nie przysługuje pracownikowi, który otrzymał pieniądze na wyżywienie. Oczywiście jeśli okaże się, że środki, którymi dysponuje pracownik, są niższe od diety wynikającej z przepisów, pracodawca musi wyrównać tę kwotę. 

Zwrot kosztów i ryczałt za nocleg podczas podróży zagranicznej w celach służbowych 

Załącznik do rozporządzenia o podróży służbowej określa nie tylko wysokość diety zagranicznej, ale także maksymalną kwotę, którą pracownik może otrzymać z tytułu poniesienia kosztów noclegu. Musi okazać rachunek pracodawcy. Jeśli tego nie zrobi, będzie mu przysługiwać ryczałt równy 25% limitu dla danego państwa. Co ważne, ryczałt nie należy się, jeśli nocleg odbywał się w czasie przejazdu. 

Gdyby okazało się, że realne koszty noclegu za granicą przekraczają limit, pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem – w uzasadnionych przypadkach. 

Pracownik korzystający z bezpłatnego noclegu, zapewnionego przez pracodawcę lub stronę zagraniczną, nie otrzyma ani zwrotu kosztów, ani ryczałtu. 

Tabela limitów zwrotu kosztów za nocleg w delegacji służbowej za granicę 

Pracownikowi w delegacji służbowej w: 

• Gibraltarze przysługuje taka sama kwota limitu na nocleg, jak w przypadku podróży do Wielkiej Brytanii, 
• Hongkongu należy się zwrot kosztów za nocleg do 250 USD, 
• Tajwanie przysługuje maksymalnie 142 EUR za nocleg. 

Źródło tabeli: załącznik do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z późn. zm.). 

Dodatkowe pytania o diety zagraniczne 

Pracownik zachorował podczas wyjazdu służbowego za granicą. Konieczna była hospitalizacja. Jak obliczyć dietę za czas choroby? 

Zgodnie z § 15 rozporządzenia o podróży służbowej pracownikowi należy się 25% diety za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu bądź innym zakładzie leczniczym.