Pracodawca, będący płatnikiem składek, odpowiada za obliczenie, pobranie i odprowadzenie składek na ubezpieczenia do ZUS. Co więcej, musi przedstawić podstawę obliczenia składek ZUS – w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA. Jeśli przekroczy ustawowy termin, narazi się co najmniej na pokrycie odsetek za zwłokę. Jakie konsekwencje za nieopłacenie składek i niedostarczenie dokumentów grożą pracodawcom, którzy uporczywie ignorują ten obowiązek wobec ZUS?
Comiesięczne obowiązki pracodawcy wobec ZUS obejmują zarówno opłacenie składek, jak i złożenie deklaracji rozliczeniowych (np. ZUS DRA) czy imiennych raportów (np. ZUS RCA, ZUS RSA). Terminy płatności składek i wysyłki formularzy zależą od formy prowadzenia działalności gospodarczej.
Załóżmy, że pracodawca chce się rozliczyć z ZUS za wrzesień. Do kiedy musi pokryć należności i przesłać druki? Jeżeli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia kilku pracowników, to musi opłacić składki ZUS i przesłać dokumenty do 20 października.
Jeśli termin płatności składek ZUS i dostarczenia deklaracji wypadnie w dzień wolny od pracy (sobotę, niedzielę, święto), to przedsiębiorca musi zrealizować obowiązek w najbliższy dzień roboczy wypadający po dniu wolnym. ZUS uzna składki za opłacone w dniu zaksięgowania wpłat na rachunku płatnika składek.
20 stycznia 2024 roku wypada w sobotę. Mikroprzedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia kilku pracowników, musi opłacić składki ZUS i wysłać deklaracje do 22 stycznia, czyli do poniedziałku.
Pracodawca, który nie odprowadza należnych składek ZUS za pracowników, naraża się przede wszystkim na przykre konsekwencje finansowe. Pamiętaj również, że nieopłacanie składek ZUS stanowi ciężkie naruszenie praw pracownika. W efekcie poszkodowana osoba może rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli ze skutkiem natychmiastowym.
Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w SD Worx obejmie m.in. obliczenie składek, przygotowanie i wysyłkę deklaracji oraz imiennych raportów do ZUS. Odciążymy Cię z najtrudniejszych, żmudnych obowiązków pracodawców, a zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa SD Worx TribePerk ułatwi Ci analizę wynagrodzeń.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek (pracodawca) musi opłacić nie tylko zaległe składki ZUS za pracownika, ale także odsetki za zwłokę. Ich wysokość i zasady obliczania są określone w ustawie Ordynacja podatkowa. Co ważne, w tym kontekście nie stosuje się art. 56a ustawy o.p., który dotyczy obniżenia stawki odsetek o 50%.
Od 7 września 2023 roku stawka odsetek od zaległych składek ZUS wynosi 15% w skali roku. Ich wysokość zależy od stopy lombardowej NBP, która została obniżona do 6,50% w skali rocznej. Zgodnie z art. 56 § 1 Ordynacji podatkowej stawka odsetek za zwłokę równa się sumie 200% stopy oprocentowania kredytu lombardowego (tzw. stopy lombardowej) i 2%, przy czym minimalne odsetki wynoszą 8%.
Według art. 23 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeśli ich wysokość nie przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia, czyli:
Odsetki za zwłokę w opłacaniu składek ZUS nie są naliczane w przypadkach wymienionych w art. 23 ust. 1b i 1c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Do wyjątków należy m.in. błędne zawiadomienie płatnika o stanie rozliczeń przez ZUS czy zastosowanie się płatnika do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która potem się zmieniła. Załóżmy, że ZUS popełnił błąd i wysłał płatnikowi składek zawiadomienie o zaległościach, które należy opłacić w ciągu 14 dni. Odsetki będą naliczane dopiero po upływie terminu płatności z zawiadomienia.
Pracodawca, który nie opłaca składek ZUS w terminie, powinien samodzielnie obliczyć odsetki i przelać je razem z należnymi składkami. Odsetki za nieopłacone składki ZUS ustala się za okres od dnia następującego po dniu upływu terminu płatności (np. 21 września 2023 roku, czwartku) do dnia wpłacenia gotówki albo do dnia obciążenia rachunku płatnika.
Dodatkowa opłata za nieopłacenie składek ZUS wynosi 100% nieopłaconych składek. To oznacza, że pracodawca, który nie opłaca składek finansowanych przez pracownika i przez siebie w terminie, poniesie niemal podwójne koszty zatrudnienia.
Pracodawca powinien zgłosić nowego pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. W tym celu musi wypełnić deklarację ZUS ZUA na PUE ZUS.
Jeżeli pracownik uda się do lekarza w okresie, w którym pracodawca nie opłacał składki na ubezpieczenie zdrowotne, otrzyma poradę lekarską. Niemniej NFZ ma prawo do obciążenia nierzetelnego płatnika składek kosztem świadczeń, z których skorzystała osoba ubezpieczona.
Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego pracowników powstaje i wygasa w terminach określonych w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Ten przepis odsyła do art. 13 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który dotyczy obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Nieopłacenie składki zdrowotnej przez pracodawcę nie oznacza, że pracownik traci prawo do usług medycznych na NFZ.
Nie, jakakolwiek działalność zarobkowa podczas zwolnienia lekarskiego łamie zasady wykorzystywania L4.
Kara, która dosięgnie pracodawcę nieprzestrzegającego obowiązku opłacania składek, zależy od skali przewinienia. Płatnicy składek, którzy spóźniają się z płatnościami lub nie odprowadzają składek ZUS przez wiele miesięcy, są narażeni na karę grzywny, karę ograniczenia wolności, a nawet karę pozbawienia wolności do 2 lat. Takie konsekwencje przewiduje art. 218 § 1a Kodeksu karnego dla pracodawców notorycznie naruszających prawa pracownicze. Również art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych karę grzywny w wysokości 5000 zł za niedopełnienie obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przepisowym terminie.
Nieopłacenie składek ZUS przez pracodawcę narusza obowiązki wobec pracowników, więc ZUS może złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Wtedy pracodawca pokryje nie tylko składki ZUS z odsetkami, ale także koszty egzekucyjne oraz inne opłaty związane z postępowaniem. W skrajnych przypadkach ZUS może złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika, który stał się niewypłacalny.
Pomyłka na liście płac może skutkować zawyżonym lub zaniżonym wynagrodzeniem, co odbija się zarówno na składkach ZUS, jak i na podatku dochodowym.
Nieregularne opłacanie składek ZUS lub nierozliczanie się z ZUS przez pracodawcę nie wpływa na wypłatę zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego dla osoby ubezpieczonej. Nie ma znaczenia, że składka na ubezpieczenie chorobowe jest opłacana w wysokości 2,45% wyłącznie ze środków pracownika. Wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne obliczają, rozliczają i przekazują do ZUS płatnicy składek. Osoba ubezpieczona nie jest odpowiedzialna za brak wpływu kwot, które potrącono z jej wynagrodzenia, do ZUS.
Ponadto pracownik nie musi się obawiać, że utraci prawo do emerytury, bo świadczenie jest naliczane na bazie składek należnych, a nie tych, które rzeczywiście przelano do ZUS. Oczywiście zakładamy nieco „optymistyczną” wersję, że pracodawca zgłosił pracownika do ZUS i składał comiesięczne deklaracje, a „tylko” nie opłacał składek.
Zgodnie z nowym komentarzem do ustawy zasiłkowej nie ma znaczenia, czy umowa zlecenie obowiązywała w okresie niezdolności do pracy pracownika, czy nie.
Katarzyna Kupczyk
Autor tekstu • Redaktor
Przejrzystość płac: ilu pracowników jest zadowolonych z przejrzystości wynagrodzeń w firmie? Jakim wyzwaniem dla pracodawców jest polityka przejrzystości płac?
Elastyczne świadczenia pracownicze: dlaczego samo oferowanie szeregu benefitów nie wystarcza? Jaka strategia tkwi w personalizacji benefitów?
Poprosiliśmy pracodawców i pracowników z 18 krajów europejskich o podzielenie się swoimi przemyśleniami na temat nagród w ich firmach. Teraz przedstawiamy porady ekspertów i spostrzeżenia z najnowszych badań, aby stawić czoła największym wyzwaniom związanym z nagrodami, przed którymi stoją obecnie organizacje.
Zbuduj strategię polityki wynagrodzeń!