Wczasy pod gruszą – komu się należą? Aktualne warunki: ile dni, kiedy wypłacić, opodatkowanie

Chociaż wczasy pod gruszą kojarzą się z budżetówką, to świadczenie wypłacane w ramach ZFŚS otrzymują także pracownicy z sektora prywatnego. Wyjaśniamy, kiedy wczasy pod gruszą są obowiązkowe, a kiedy dobrowolne. Dlaczego są często mylone ze świadczeniem urlopowym?

Wczasy pod gruszą polegają na dofinansowaniu urlopu wypoczynkowego pracownika i jego rodziny ze środków zgromadzonych w ZFŚS – Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawca określa kryteria, które trzeba spełnić, aby otrzymać wczasy pod gruszą, oraz zasady ich wypłacania w regulaminie ZFŚS. Ustawa o ZFŚS nie podaje takich informacji.

Podstawowe zasady w regulaminie powinny obejmować:

• wymagania wobec pracowników, którzy chcieliby otrzymać dofinansowanie, np. wysokość dochodu netto na jedną osobę w gospodarstwie domowym,
• listę osób, które mogą skorzystać z dofinansowania poza aktualnymi pracownikami, np. zleceniobiorców, a nawet byłych pracowników, w tym emerytów i rencistów,
• wysokość świadczenia,
• częstotliwość wypłat wczasów pod gruszą,
• wymiar urlopu wypoczynkowego, który pracownik powinien wykorzystać bez żadnej przerwy.

Jeśli pracownik spełni kryteria uwzględnione w regulaminie ZFŚS, otrzyma wczasy pod gruszą po złożeniu wniosku o dofinansowanie odbytego lub zaplanowanego urlopu. Co do zasady, świadczenia z ZFŚS nie mają charakteru roszczeniowego (obowiązkowego), tylko uznaniowy (fakultatywny). Niemniej w przypadku wczasów pod gruszą mamy do czynienia ze ściśle określonymi kryteriami, w tym finansowymi, więc trudno, aby podlegały one indywidualnej ocenie pracodawcy.

Wczasy pod gruszą a świadczenie urlopowe i wynagrodzenie urlopowe

O ile każdemu pracownikowi należy się wynagrodzenie urlopowe, o tyle tylko niektórzy otrzymują świadczenie urlopowe lub wczasy pod gruszą. To różne dofinansowania, których nie można używać synonimicznie.

Jak wspomnieliśmy, pracodawca wypłaca wczasy pod gruszą z ZFŚS, ale nie każdy jest zobowiązany do jego utworzenia. Wyjątkiem są np. przedsiębiorcy zatrudniający na podstawie umowy o pracę mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełny etat (według stanu na 1 stycznia danego roku). Jeżeli pracodawca nie prowadzi ZFŚS dobrowolnie, może – ale również nie musi! – wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Jedyny warunek – w przeciwieństwie do wczasów pod gruszą – który musi spełnić pracownik, aby otrzymać taki dodatek, to wykorzystanie 14 dni kalendarzowych wypoczynku bez żadnej przerwy.

Nie każdy pracodawca musi utworzyć ZFŚS i przyznawać pracownikom wczasy pod gruszą.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS fundusz świadczeń socjalnych jest obowiązkowy dla:

• pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku,
• jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Jeśli pracodawca zatrudnia minimum 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musi utworzyć fundusz świadczeń socjalnych na wniosek zakładowej organizacji związkowej. W innych przypadkach ZFŚS jest dobrowolne.

Regulamin ZFŚS powinien określać, komu należą się świadczenia. Co ważne, uprawnionymi mogą zostać nie tylko osoby, które są aktualnie zatrudnione na umowę o pracę w danej firmie, ale także byli pracownicy (w tym emeryci i renciści), a nawet zleceniobiorcy.

Kiedy pracodawca określi grupy uprawnione do otrzymania wczasów pod gruszą, powinien skonkretyzować kryteria dochodowe i długość nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, który zostanie dofinansowany. Z regulaminu ZFŚS może też wynikać, że pracodawca dofinansowuje np. kolonie dzieci pracownika. Co więcej, pracownik musi złożyć oświadczenie, w którym zawrze informacje o swojej sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej. Na jego podstawie pracodawca określi wysokość wczasów pod gruszą.

Tej kwoty nie przelicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Nawiasem mówiąc, pracownik zatrudniony na 1/2 etatu może być w gorszej sytuacji finansowej niż pracownik pełnoetatowy. W takiej sytuacji otrzyma wyższe dofinansowanie urlopu. Jeśli ktoś pracuje np. na 3/4 etatu u jednego przedsiębiorcy i 1/4 etatu u drugiego przedsiębiorcy, może ubiegać się o wczasy pod gruszą w obu miejscach zatrudnienia.

Kwoty wypłacane pracownikom w ramach wczasów pod gruszą są ustalane przez pracodawcę. Ustawa o ZFŚS nie podaje ani minimalnej, ani maksymalnej wysokości świadczenia. Najważniejsze jest kryterium socjalne. Pracodawca powinien zróżnicować dofinansowanie urlopu wypoczynkowego na podstawie dochodów, które osiąga pracownik i osoby zamieszkujące z nim w tym samym gospodarstwie domowym.

To zależy od regulaminu ZFŚS.

O ile pracownikowi przyda się świadczenie wypłacone przed urlopem, o tyle pracodawca może ustalić, że przekaże wczasy pod gruszą na wniosek pracownika złożony po zakończonym wypoczynku.

Przepisy wewnątrzzakładowe powinny określać:

• termin i forma złożenia wniosku przez pracownika,
• ile razy w ciągu roku pracownicy mogą się ubiegać o dofinansowanie,
• termin wypłaty świadczenia.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP) podkreśla, że pracodawca ustala w regulaminie ZFŚS, jakie rodzaje i formy wypoczynku pracowników będą dofinansowywane.

W regulaminie można zawrzeć informację o minimalnym okresie wypoczynku, za który pracownik otrzyma wczasy pod gruszą. GIP zwrócił uwagę, że takie postanowienie może być powiązane z art. 162 Kodeksu pracy, który dotyczy podziału urlopu wypoczynkowego na części. Takie rozwiązanie jest wygodne dla pracodawcy. W efekcie upiecze dwie pieczenie na jednym ogniu.

Zgodnie z art. 162 k.p. pracodawca musi dopilnować, aby co najmniej jedna część wypoczynku trwała przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Według regulaminu ZFŚS taki okres może być jednym z kryteriów wypłaty wczasów pod gruszą. Chociaż potocznie mówimy o „14 dniach urlopu”, to w praktyce ten czas obejmuje zarówno dni urlopu (np. dni robocze od poniedziałku do piątku), weekendy i święta. Zalicza się do niego również dni wolne udzielone przez pracodawcę w zamian za święto w sobotę.

Ile trzeba przepracować, aby dostać wczasy pod gruszą?

Ani ogólny staż pracy, ani okres zatrudnienia u danego pracodawcy nie wpływają na szansę na otrzymanie wczasów pod gruszą. Jedyne, na co trzeba zwrócić uwagę, to wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi.

Nie jest prawdą, że trzeba zaplanować urlop na co najmniej 2 tygodnie, aby otrzymać dofinansowanie. Ten minimalny okres jest obligatoryjny wyłącznie w przypadku świadczenia urlopowego, które jest innym dodatkiem niż wczasy pod gruszą. Regulamin ZFŚS może stanowić, że pracodawca wypłaca wczasy pod gruszą za np. 7-dniowy wypoczynek. To oznacza, że nawet absolwenci studiów, którzy podejmują pierwszą pracę w życiu i nabywają prawo do urlopu cząstkowego z dołu, mają szansę na dofinansowanie wczasów.

Pracodawca nie odprowadza zaliczki na podatek dochodowy od wczasów pod gruszą, o ile łączna wysokość świadczeń socjalnych (rzeczowych i pieniężnych), które otrzymał pracownik w danym roku kalendarzowym, nie przekracza 2000 zł. Co kluczowe, ten limit obowiązuje do 31 grudnia 2023 roku. Od 1 stycznia 2024 roku zmniejszy się do 1000 zł wspomnianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Według art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdof emerytom i rencistom, którzy otrzymują świadczenia w związku ze wcześniejszym stosunkiem pracy, przysługuje zwolnienie podatkowe do 4500 zł.

Pracownik otrzymał wczasy pod gruszą przed urlopem, podczas którego zachorował. Czy powinien zwrócić świadczenie?

Zwolnienie lekarskie pracownika niezdolnego do pracy sprawia, że zaplanowany urlop wypoczynkowy przesuwa się na późniejszy termin, a rozpoczęty – zostaje przerwany. Zgodnie z art. 166 pkt 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany do udzielenia w późniejszym terminie części urlopu niewykorzystanej z powodu czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby.

Niemniej bieżący urlop zostaje przerwany, a długość wypoczynku w nowym terminie niekoniecznie musi odpowiadać minimalnej długości z regulaminu ZFŚS. To sprawia, że jeden z warunków otrzymania dofinansowania nie zostaje spełniony, więc pracodawca może domagać się zwrotu wczasów pod gruszą od osoby zatrudnionej. Ma prawo również do potrącenia tej kwoty z wynagrodzenia, ale wyłącznie za zgodą pracownika.