Wyrejestrowanie pracownika z ZUS – kody, przyczyny, termin

Jednym z obowiązków pracownika związanych z zakończeniem umowy o pracę jest wyrejestrowanie pracownika z ZUS. Płatnik składek musi złożyć deklarację ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia powstania zmiany, czyli rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wyjaśniamy, jak poprawnie odliczyć ten okres i jakie kody wybrać, aby nie popełnić błędu w formularzu.

Pracodawca, który zamierza wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń społecznych, musi wypełnić formularz ZUS ZWUA. Jeżeli przyczyną wyrejestrowania osoby ubezpieczonej jest ustanie tytułu do ubezpieczeń, pracodawca musi również wyrejestrować członków rodziny pracownika. Wtedy wypełnia ZUS ZCNA.

Art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że pracodawca (płatnik składek) musi wysłać deklarację ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od powstania zmiany. W przypadku wyrejestrowania zwolnionego pracownika z ZUS ten okres odliczamy od dnia następującego po ostatnim dniu zatrudnienia. Co istotne, formularz ZUS ZWUA powinien zawierać datę wyrejestrowania – zwykle wcześniejszą od daty złożenia deklaracji – którą w tej sytuacji jest dzień po ostatnim dniu zatrudnienia.

Pracownik (osoba ubezpieczona) nie może się samodzielnie wyrejestrować z systemu ubezpieczeń społecznych, nawet jeśli doszło do pomyłki w zgłoszeniu tej osoby do ZUS. Jedynym uprawnionym do wyrejestrowania pracownika lub skorygowania błędów jest pracodawca (płatnik składek). Osoba zatrudniona, która jest pewna, że nie jest poprawnie rozliczana, może złożyć deklarację US-8. ZUS ma prawo do skorygowania błędów z urzędu – bez interwencji pracodawcy – lub wezwania płatnika składek do ponownego złożenia deklaracji.

Data wyrejestrowania może być zbieżna z datą złożenia ZUS ZWUA, ale niekoniecznie, zwłaszcza jeśli pracodawca wyśle deklarację w ciągu kilku dni po rozstaniu się z pracownikiem. Jeśli strony umowy o pracę rozstają się z zachowaniem okresu wypowiedzenia, dniem wyrejestrowania pracownika z ZUS będzie dzień następujący po ostatnim dniu zatrudnienia. Wówczas pracownik utraci tytuł do ubezpieczeń. Nie ma znaczenia, czy to dzień wolny od pracy w danej firmie (np. sobota, niedziela), czy święto (np. 1 listopada).

W sytuacji, w której jedna ze stron rozwiąże umowę o pracę w trybie natychmiastowym, jako dzień wyrejestrowania należy wskazać dzień następujący po dniu, w którym złożono oświadczenie o wypowiedzeniu bez zachowania okresu wypowiedzenia. Chociaż umowa rozwiązuje się od razu, to stosunek pracy trwał w dniu wypowiedzenia, więc pracownik podlegał ubezpieczeniom.

Wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym nieterminowe wysyłanie dokumentów do ZUS, skutkuje nałożeniem kary grzywny do 5000 zł.

Płatnik składek wybiera 1 z 5 kodów przyczyny wyrejestrowania osoby ubezpieczonej z ZUS. Jeżeli umowa została rozwiązana przez jedną ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez bądź na mocy porozumienia stron, płatnik wybiera kod 100. Na tym etapie wypełniania formularza ZUS ZWUA nie ma znaczenia, czy strony rozstały się w zgodzie, czy przyczyną było ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych przez osobę zatrudnioną. Ten szczegół, włącznie z określeniem strony, która zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy, określa się w kolejnym bloku.

Jedną z innych przyczyn wyrejestrowania pracownika z ZUS, którą oznacza się kodem 600, jest np. zmiana kodu tytułu ubezpieczenia.

• 100 – ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia
• 500 – zgon osoby ubezpieczonej
• 600 – inna przyczyna wyrejestrowania
• 700 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej
• 800 – wyrejestrowanie pracownika w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 231 k.p.

Zgodnie z art. 36 ust. 11a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych zawiera:

• datę zakończenia stosunku pracy,
• tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy,
• podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy bądź stosunku służbowego,
• wskazanie strony, która zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy.

Blok V deklaracji ZUS ZWUA, dotyczący trybu zakończenia stosunku pracy, wypełnia się wyłącznie w przypadku, w którym:

• płatnik składek wyrejestrowuje osobę, która była zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku służbowego,
• kod przyczyny wyrejestrowania pracownika z ZUS to 100 (ustanie tytułu do ubezpieczenia) lub 500 (śmierć osoby ubezpieczonej). Pamiętaj, że zgon osoby ubezpieczonej lub zgon pracodawcy skutkuje wygaśnięciem stosunku pracy, a nie rozwiązaniem umowy o pracę. To różne pojęcia, których nie powinno się używać jako synonimów.

Blok V w ZUS ZWUA nie dotyczy osób ubezpieczonych, które wyrejestrowuje się z kodem 600 (inna przyczyna), zleceniobiorców czy usługobiorców.

Jeśli płatnik składek wpisze kod 550 w polu 03 w bloku 5 deklaracji ZUS ZWUA, musi uzupełnić pole 04, w którym poda podstawę prawną rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego. Inne kody przypisano do poszczególnych artykułów – nie tylko z Kodeksu pracy, ale również z Karty Nauczyciela czy ustawy Prawo oświatowe.

Tak. Chociaż druk ZUS ZWUA zawiera miejsce na podpis osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń, to płatnik składek może wypełnić formularz i wysłać go bez oświadczenia np. zwolnionego pracownika. W teorii – osoba ubezpieczona powinna potwierdzić, że deklaracja zawiera dane zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.

W praktyce – nie zawsze jest to możliwe.

I nie mamy na myśli wyłącznie śmierci pracownika. Wystarczy, że jest nieobecny wskutek zwolnienia ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego.

Zwróć uwagę, że art. 36 ust. 7 i 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wspomina wyłącznie o własnoręcznym podpisie osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Przepisy o wyrejestrowaniu nie wspominają o takiej konieczności.

Jeżeli przejście całego zakładu pracy lub części na innego pracodawcę odbywa się na podstawie art. 231 Kodeksu pracy, to dotychczasowy pracodawca odpowiada za wyrejestrowanie pracowników z ZUS. Musi złożyć deklarację ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od dnia zmiany, czyli dnia przejęcia zakładu pracy przez inny. Poprawny kod przyczyny wyrejestrowania osoby ubezpieczonej to 800. Oznacza wyrejestrowanie pracownika z ZUS wskutek przejścia części lub całości zakładu pracy na innego pracodawcę w trybie art. 231 k.p.

Dotychczasowy pracodawca musi pamiętać również o wyrejestrowaniu siebie z ZUS – jako płatnika składek. W tym celu trzeba złożyć formularz ZUS ZWPA. Jego obowiązkiem jest także wyrejestrowanie członków rodziny pracownika zgłoszonych dla celów ubezpieczenia zdrowotnego – na ZUS ZCNA.