Reforma PIP w związku ze „śmieciówkami” i kontraktami B2B zastępującymi umowy o pracę. Jak przygotować firmę do kontroli?

Od 8 lipca 2026 roku PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) ma nowe uprawnienia, aby skutecznie zwalczać umowy „śmieciowe” i kontrakty B2B, które wbrew obowiązującym przepisom zastępują umowy o pracę. Jak zwraca uwagę MRPiPS (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej), reforma ustawy o PIP to istotny krok w kierunku lepszej ochrony praw pracowników w Polsce [1]. Co powinni wiedzieć pracodawcy o nowych przepisach? Jak przygotować firmę na kontrolę PIP pod kątem umów cywilnoprawnych, szczególnie umów zleceń i umów o dzieło, oraz kontraktów B2B? 

Co prawda PIP w ramach dotychczasowych kontroli weryfikowała, czy pracodawcy przestrzegają m.in. przepisów dotyczących stosunku pracy oraz legalności zatrudnienia, ale nie miała uprawnień do nakazywania przekształcania nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych czy kontraktów B2B w umowy o pracę. Dzięki reformie PIP zyskała podstawę do skuteczniejszego egzekwowania wcześniej obowiązujących regulacji. 

Główny cel nowelizacji to walka z pozbawianiem pracowników ich praw wyszczególnionych w Kodeksie pracy. Jeśli osoba zatrudniona na pełny etat nie otrzymuje umowy o pracę, tylko umowę zlecenie, a nawet jest zmuszona założyć jednoosobową działalność gospodarczą, to traci liczne przywileje, w tym zapewniające ochronę na czas choroby. 

Co więcej, ustawodawca podkreślił, że takie praktyki sprzyjają uzyskiwaniu przewagi konkurencyjnej przez podmioty, które w nieuczciwy sposób obniżają koszty zatrudnienia. Oczywiście PIP podkreśla, że umowy cywilnoprawne pozostają dozwoloną formą współpracy w adekwatnych sytuacjach. 

Nowe kompetencje PIP od 8 lipca 2026 roku 

Chociaż opinia publiczna skupiła się na tzw. reklasyfikacji, czyli nowych uprawnieniach PIP w zakresie kwestionowania nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B, to zdaniem ekspertów nie powinno się sprowadzać reformy tylko do tego obszaru [2]. 

Nowelizacja ustawy o PIP wdrożyła również możliwość przeprowadzania zdalnych kontroli oraz rozszerzyła współpracę pod kątem wymiany informacji z ZUS oraz KAS (Krajową Administracją Skarbową). To oznacza, że wyniki kontroli PIP mogą szybciej wywoływać konsekwencje finansowe na tle podatkowo-składkowym. Warto też wspomnieć, że wejście przepisów w życie zbiegło się ze zmianą na stanowisku Głównego Inspektora Pracy, którym został Janusz Krasoń. 

Jak przygotować firmę do kontroli PIP pod kątem umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B? 

Jeśli obawiasz się, że PIP mogłaby zakwestionować niektóre kontrakty B2B oraz umowy cywilnoprawne, które podpisała Twoja firma, sprawdź, czy umowy o współpracy i umowy zlecenia mają cechy charakterystyczne dla umowy o pracę. Przeczytaj także nasz poradnik, w którym wyjaśniliśmy, kiedy można podpisać umowę zlecenie. 

Kiedy PIP może zakwestionować umowę cywilnoprawną i kontrakt B2B? 

Jak podaje PIP [3], najważniejsze cechy stosunku pracy to: 

• podporządkowanie pracownika pracodawcy, 
• ponoszenie przez pracodawcę ryzyka ekonomicznego, osobowego i organizacyjnego w związku z realizacją zobowiązania, 
• odpłatne, ciągłe i osobiste wykonywanie pracy przez osobę zatrudnioną. 

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy obowiązującego od 2002 roku (!), pracownik, który nawiązuje stosunek pracy, zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w czasie i miejscu przez niego wyznaczonym, a pracodawca – do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. 

Jeśli te warunki są spełnione, nie można zastąpić umowy o pracę inną umową, np. umową zleceniem. Pamiętaj, że nazwa dokumentu, który podpisują obie strony, jest bez znaczenia. Formalnie będzie to umowa o pracę. W tym przypadku nie można zastosować także umowy o współpracy wymuszającej pozorne samozatrudnienie na osobie, która tak naprawdę nie jest mikroprzedsiębiorcą, tylko pracownikiem na etacie. 

Zdalne kontrole PIP mogą przyspieszyć transformację cyfrową działów kadrowo-płacowych 

Możliwość przeprowadzenia kontroli zdalnej przez PIP powinna zmotywować pracodawców do wdrażania strategii paperless w HR, czyli rezygnacji z papierowego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznej teczki pracowniczej i systemu kadrowo-płacowego w chmurze, a nie zainstalowanego lokalnie. SD Worx eTeczka zapewnia m.in. szybki dostęp do skanów papierowych dokumentów i funkcje samoobsługi dla pracowników, którzy mogą na własną rękę sprawdzić wybrane dokumenty. Cyfryzacja dokumentacji kadrowo-płacowej nie tylko usprawnia przebieg potencjalnej kontroli, ale też usprawnia procesy HR, bo eliminuje czasochłonne, powtarzalne zadania. 

W związku ze zdalnymi kontrolami Ministerstwo rekomenduje, aby pracodawcy zwrócili uwagę również na dokumentację związaną z płacami, np. regulamin wynagradzania czy listy płac. Pamiętaj, że już od początku przyszłego roku mogą obowiązywać przepisy dotyczące transparentności wynagrodzeń, więc reorganizacja w tym obszarze i tak jest nieunikniona. Ustawodawca podkreśla też, aby zweryfikować, czy ewidencja czasu pracy jest prowadzona rzetelnie i zgodnie z realnymi obowiązkami wykonywanymi przez pracowników [5]. 

Co zrobi PIP, kiedy wykryje nieprawidłowo zawartą umowę? 

Jeśli inspektor stwierdzi, że umowa cywilnoprawna lub kontrakt B2B spełnia warunki stosunku pracy, wyda polecenie usunięcia naruszeń, czyli zobowiąże strony do zawarcia umowy zgodnej z przepisami. Pracodawca, który nie wykona takiego polecenia, otrzyma decyzję administracyjną od właściwego okręgowego inspektora pracy, a nawet będzie musiał się liczyć ze skierowaniem sprawy na drogę sądową. 

Maksymalna grzywna za zastąpienie umowy o pracę inną umową wynosi 60 000 zł. Wysokość kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wzrosła dwukrotnie – dotychczas obowiązywał przedział od 1000 zł do 30 000 zł, aktualnie – od 2000 zł do 60 000 zł. Jeśli pracodawca popełni to samo wykroczenie w ciągu 2 lat, zaryzykuje otrzymaniem kary grzywny nawet do 90 000 zł. 

Ponadto jeśli inspektor uzna, że pracodawca uporczywie lub złośliwie narusza prawa pracownika, o czym traktuje art. 218 § 1a Kodeksu karnego, może złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. 

Czy można uniknąć nałożenia kary przez PIP za nieprawidłowe umowy cywilnoprawne i pozorne samozatrudnienie? 

Tak, ale trzeba wykorzystać tzw. okres abolicyjny (okres przejściowy) do reorganizacji form zatrudnienia w firmie. Pracodawcy, którzy w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie przepisów, czyli od 8 lipca 2026 roku, dobrowolnie zmienią nieprawidłowe umowy cywilnoprawne i umowy B2B w umowy o pracę, unikną ponoszenia odpowiedzialności wykroczeniowej [4]. 

Ponadto przedsiębiorcy mogą się ubiegać o interpretację indywidualną wydawaną przez Głównego Inspektora Pracy, który oceni, czy w danym przypadku inna umowa niż umowa o pracę jest dozwolonym rozwiązaniem. Oczywiście interpretacja indywidualna, podobnie jak w przypadku interpretacji ZUS czy interpretacji podatkowych, nie powinna być stosowana jako bezwzględnie obowiązująca w innych sytuacjach.

Źródła: 

1. https://www.gov.pl/web/rodzina/reforma-panstwowej-inspekcji-pracy 

2. https://www.gazetaprawna.pl/praca/prawo-pracy/artykuly/11273499,nowe-kompetencje-pip-i-zmienione-zasady-kontroli-od-8-lipca-2026-r-nie-tylko-weryfikacja-umow-b2b-jak-uniknac-kary-nawet-do-90-tys-zl.html 

3. https://gdansk.pip.gov.pl/aktualnosci/od-8-lipca-2026-r-panstwowa-inspekcja-pracy-zyska-nowe-uprawnienia 

4.https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007610413,Jak-przygotowac-sie-do-kontroli-PIP-po-8-lipca-2026-r.html 

5. „Reforma Państwowej Inspekcji Pracy. Najważniejsze informacje dla pracodawców” Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej