Nadgodziny średniotygodniowe i dobowe – czym się różnią? Zasady rozliczania

Nadgodziny dzielimy na dobowe i średniotygodniowe – w zależności od tego, czy wynikają z przekroczenia dobowej normy czasu pracy, czy średniotygodniowej. Jak sklasyfikowanie godzin nadliczbowych wpływa na rozliczenie ponadwymiarowej pracy – zarówno w podstawowym systemie czasu pracy, jak i równoważnym?

Nadgodziny dobowe, za które pracownik nabywa prawo do normalnego wynagrodzenia z dodatkiem na podstawie art. 1511 § 1 Kodeksu pracy, powstają, kiedy czas pracy przekroczy normę dobową lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 1 k.p. czas pracy nie przekracza 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w maksymalnie 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Wyjątki od tego przepisu to:

• system równoważnego czasu pracy,
• praca przy dozorze urządzeń,
• praca polegająca na pilnowaniu mienia lub ochronie osób,
• praca w ruchu ciągłym,
• system skróconego tygodnia pracy,
• weekendowy system czasu pracy, czyli praca wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

W tych przypadkach dopuszcza się przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy. Maksymalne wartości podaliśmy w poniższej tabeli. W tych szczególnych przypadkach nadgodziny wystąpią dopiero po przekroczeniu wskazanych limitów, a nie 8 godzin na dobę.

*Pracownikowi, który odbył 24-godzinną zmianę, należy się tzw. odpoczynek równoważny, czyli obejmujący co najmniej 24 godziny. Gdyby się zdarzyło, że osoba po całodobowej zmianie zostałaby w pracy dłużej ze względu np. nieobecność innego pracownika wskutek wypadku, powstałyby nadgodziny średniotygodniowe, nie dobowe.
**Za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze czasu pracy pracownikowi należy się dodatek za nadgodziny.

Nadgodziny średniotygodniowe, jak sama nazwa wskazuje, określa się w skali tygodniowej, a nie dobowej. Te godziny nadliczbowe powodują przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym, np. 40 godzin na tydzień w ciągu 1 miesiąca.

O ile nadgodziny dobowe wykazuje się z dnia na dzień, o tyle nadgodziny średniotygodniowe podsumowuje się dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, który może pokrywać się z miesiącem kalendarzowym, ale nie musi. Jeśli okres rozliczeniowy obejmuje aż 3 miesiące, to pracownik może otrzymać dodatek za nadgodziny średniotygodniowe niemal po upływie kwartału. Co ważne, normalne wynagrodzenie za wszystkie przepracowane godziny, w tym potencjalne nadgodziny średniotygodniowe, wypłaca się co miesiąc.

Aby sprawdzić, czy wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe w okresie rozliczeniowym, musisz znać:

• liczbę godzin przepracowanych przez pracownika,
• wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach,
• liczbę godzin nadliczbowych dobowych.

3-miesieczny okres rozliczeniowy od 1 stycznia do 31 marca w 2023 roku obejmuje 512 godzin pracy (styczeń – 168 godzin, luty – 160 godzin, marzec – 184 godziny). Osoba zatrudniona na pełny etat przepracowała 548 godzin. Z ewidencji czasu pracy wynika, że pracownik zostawał po godzinach od poniedziałku do piątku – czasami na 1 godzinę, czasami aż na 4 godziny. W efekcie nadgodziny dobowe wyniosły 20 godzin.

548 godzin – 512 godzin = 36 godzin

36 godzin – 20 godzin = 16 godzin

Z obliczeń wynika, że pracownik powinien otrzymać dodatek za 16 nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Te godziny nadliczbowe mogły powstać wskutek pracy w dni wolne, np. soboty, za które pracownik nie odebrał dni wolnych.

Według art. 1511 § 2 k.p. dodatek za nadgodziny średniotygodniowe wynosi 100% wynagrodzenia. Pracodawca nie wypłaca go, jeśli przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym było wynikiem godzin nadliczbowych, za które pracownik również zyskuje prawo do dodatku lub czasu wolnego.

Pracodawca może ustalić stawkę ryczałtową za godziny nadliczbowe dla pracowników, którzy na stałe pracują poza zakładem pracy.

Co do zasady, pracownikowi wykonującemu pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy należy się inny dzień wolny od pracy w tym samym okresie rozliczeniowym. Niestety, zdarza się, że pracodawca nie może dopełnić tego obowiązku, np. wskutek usprawiedliwionej nieobecności pracownika, który nagle zachorował. Wtedy należy wypłacić pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Jeżeli osoba zatrudniona przepracuje 10 godzin w sobotę, nadgodziny średniotygodniowe wyniosą 8 godzin, a nadgodziny dobowe – 2 godziny.

Nadgodziny średniotygodniowe mogą wystąpić, kiedy pracownik rozpocznie pracę na polecenie pracodawcy wcześniej, niż przewiduje grafik. To, jak należy sklasyfikować te nadgodziny, zależy od tego, czy wystąpiły w dobie pracowniczej, czy poza nią.

Według art. 128 § 3 pkt 1 k.p. doba pracownicza obejmuje 24 godziny od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy. Jeżeli pracownik zaczyna pracę o 7:00 w poniedziałek, doba pracownicza skończy się o 7:00 kolejnego dnia. Z harmonogramu wynika, że dana osoba powinna zacząć pracę o 8:00 we wtorek. W efekcie między 7:00 a 8:00 we wtorek powstaje luka, którą możemy nazwać „godziną międzydobową”, bo nie przynależy do żadnej doby pracowniczej. Gdyby pracodawca wydał polecenie pracy od 7:00 we wtorek, to powstałaby nadgodzina średniotygodniowa, a nie dobowa. Dzieje się tak, ponieważ nie zostaje przekroczony dobowy wymiar czasu pracy. Różnice uwzględniliśmy w tabeli.

Pracownik objęty systemem równoważnego czasu pracy może pracować do 12 godzin dziennie. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony na dwa sposoby – albo przyznaniem dnia wolnego, albo krótszym dobowym wymiarem czasu pracy. Ważne, aby w okresie rozliczeniowym, który wynosi zasadniczo 1 miesiąc, liczba przepracowanych godzin nie przekroczyła wymiaru czasu pracy, np. 176 godzin w sierpniu 2023 roku dla pracownika pełnoetatowego.

Załóżmy, że pracownik miał przepracować 12 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny w środę i czwartek oraz 8 godzin w piątek. Niestety, każdego dnia pracował o 1 godzinę dłużej, niż wynikało z rozkładu. Nadgodziny, które wystąpiły w poniedziałek, wtorek i piątek, należy zakwalifikować jako dobowe. Z kolei godziny nadliczbowe, które wystąpiły po 4 godzinach pracy, należy rozliczyć jako nadgodziny średniotygodniowe. Dlaczego?

W środę i czwartek nie doszło do przekroczenia ani normy dobowej, ani przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, ponieważ pracownik skończył pracę po 5 godzinach. Dobowy wymiar czasu pracy był niższy od ustawowej normy czasu pracy. Nadgodziny dobowe powstałyby dopiero po 8 godzinach pracy.