Pracownik, który podnosi kwalifikacje zawodowe, czyli zdobywa lub uzupełnia wiedzę oraz umiejętności z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, może otrzymać urlop szkoleniowy i dodatkowe świadczenia, m.in. pokrycie kosztów nie tylko kształcenia, ale także dojazdów, noclegów czy podręczników. Jeżeli pracodawca chce uniknąć sytuacji, w której najpierw sfinansuje szkolenia pracownika, a potem otrzyma od niego wypowiedzenie umowy o pracę, może zdecydować się na podpisanie umowy szkoleniowej, tzw. lojalki. Na czym ona polega? Jakie są prawa i obowiązki stron?
Na samym początku warto zaznaczyć, że umowa szkoleniowa i umowa lojalnościowa nie są synonimami, chociaż w obu przypadkach używa się potocznej nazwy „lojalka”.
Co do zasady, umowa lojalnościowa dotyczy zakazu konkurencji w trakcie okresu zatrudnienia i po nim w celu ochrony interesów pracodawcy, który nie chce, aby aktualny lub były pracownik rozpoczął pracę dla konkurencyjnej firmy, wykorzystując w niej np. know-how zdobyte w obecnej.
Umowę szkoleniową podpisuje się w celu „zatrzymania” w firmie pracownika, który podniósł kwalifikacje zawodowe, np. na studiach opłaconych przez pracodawcę. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca eliminuje ryzyko otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika, któremu dopiero co sfinansował kurs, studia czy szkolenie. Umowa szkoleniowa może obowiązywać nawet przez kilka lat, a pracownik, który ją zerwie, musi zwrócić koszty dodatkowych świadczeń pokryte przez pracodawcę.
Czym jest umowa szkoleniowa z pracownikiem?
Zgodnie z art. 1034 § 1 pracodawca zawiera pisemną umowę szkoleniową z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe. Umowa zawiera wzajemne prawa i obowiązki obu stron, natomiast art. 1034 § 2 k.p. doprecyzowuje, że postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy z rozdziału III k.p., czyli dotyczącego kwalifikacji zawodowych pracowników. Co ważne, umowa szkoleniowa nie jest obowiązkowa dla pracodawcy, który nie zamierza zobligować pracownika do kontynuacji zatrudnienia, kiedy skończy podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
Umowa szkoleniowa w aktach osobowych
Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. K rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty, które:
- są związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika,
- dotyczą zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
należy przechowywać w części B akt osobowych.
Warto wspomnieć, że tzw. lojalkę, czyli umowę o zakazie konkurencji, również przechowuje się w części B akt pracownika.
Czy umowa szkoleniowa może obowiązywać dłużej niż umowa o pracę?
Na samym początku warto podkreślić, że umowa lojalnościowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy w Kodeksie pracy. Pracodawca nie może zmusić pracownika do kontynuowania zatrudnienia po zakończeniu umowy o pracę na czas określony. Jeśli kolejna umowa, stanowiąca przedłużenie pierwszej, nie zostanie zawarta, to umowa lojalnościowa w zakresie wykraczającym poza okres obowiązywania pierwszej umowy o pracę będzie nieważna z punktu widzenia prawa. Warto podkreślić, że w przypadku zakończenia umowy o pracę na czas określony nie mamy do czynienia z wypowiedzeniem ze strony pracownika, bo umowa po prostu przestaje obowiązywać.
Umowa szkoleniowa a urlop szkoleniowy
Urlop szkoleniowy jest przeznaczony dla osób, które szkolą się z inicjatywy pracodawcy lub za zgodą pracodawcy, przy czym to ustawowe prawo pracownika, które nie wymaga udzielania zgody w umowie szkoleniowej. Jeśli pracownik edukuje się na własną rękę i potrzebuje dni wolnych na naukę czy egzaminy, powinien złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy lub urlop bezpłatny.
Co istotne, nie każde studia upoważniają pracownika do podjęcia urlopu szkoleniowego, ale w tej sytuacji pracodawca i pracownik mogą podpisać umowę szkoleniową, w której pracodawca przyzna pracownikowi np. 6 dni urlopu szkoleniowego. To możliwe, ponieważ postanowienie jest korzystniejsze dla pracownika niż przepisy.
Przeczytaj także: Urlop wypoczynkowy a urlop bezpłatny – czy się ograniczają?
Kiedy umowa szkoleniowa jest nieważna?
Pracodawca może żądać od pracownika zwrotu kosztów poniesionych na tzw. świadczenia dodatkowe związane z podnoszeniem kwalifikacji, zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności. Świadczenia dodatkowe obejmują w szczególności opłaty za kształcenie, przejazdy, zakwaterowanie czy podręczniki zgodnie z art. 1033 Kodeksu pracy. To oznacza, że postanowienie dotyczące zwrotu kosztów za udzielenie urlopu szkoleniowego, który przysługuje ustawowo pracownikowi, należy uznać za nieważne. Podobnie się ma sprawa z umową szkoleniową zobowiązującą pracownika do przepracowania np. 5 lat po ukończeniu nauki (limit to 3 lata).
Umowa szkoleniowa a ZUS
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, który podejmuje naukę lub podnosi kwalifikacje w formach pozaszkolnych, nie stanowi przychodu uwzględnianego w podstawie wymiaru składek. Wyjątek stanowi tylko wynagrodzenie za urlop szkoleniowy oraz czas zwolnień z części dnia pracy.
Zobacz także: Jak obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca?
Umowa szkoleniowa a rozwiązanie umowy o pracę. Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?
Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę jest opisany w art. 1035 pkt 1-4 Kodeksu pracy. Pracownik musi zwrócić wydatki poniesione świadczenia dodatkowe z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, kiedy:
- pracownik nie podejmie się podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub przerwie ten proces bez uzasadnionych przyczyn,
- pracodawca rozwiąże z danym pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika,
- pracownik rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem, chyba że przyczyny będą wskazane w art. 934 Kodeksu pracy,
- pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia, powołując się na art. 934 Kodeksu pracy lub art. 55 Kodeksu pracy, mimo że realnie te przyczyny nie zaistniały.
Zwrot obejmuje świadczenia dodatkowe w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo okresu zatrudnienia w trakcie ich podnoszenia.
Może Cię zainteresować: Wypowiedzenie umowy e-mailem – skuteczne, ale wadliwe?
Czy można zawrzeć umowę szkoleniową przed zatrudnieniem?
Umowę szkoleniową zawiera się z pracownikiem, więc nie ma możliwości jej podpisania z osobą, z którą nie zawarto umowy o pracę. Co istotne, umowę o pracę można podpisać przed oficjalnym rozpoczęciem zatrudnienia, np. z kilkutygodniowym, a nawet kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. W sytuacji, w której pracownik ma np. rozpocząć podnoszenie kwalifikacji zawodowych tuż po rozpoczęciu pracy, można rozważyć jednoczesne podpisanie umowy szkoleniowej z umową o pracę. Innym rozwiązaniem może być zawarcie umowy przedwstępnej, a umowy o pracę i umowy szkoleniowej – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
Czy można podpisać umowę szkoleniową ze zleceniobiorcą?
Tak, zleceniodawca może podpisać umowę szkoleniową ze zleceniobiorcą, ale Kodeks pracy nie będzie podstawą prawną. Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna, więc należy do niej stosować przepisy Kodeksu cywilnego. Pamiętaj, że umowa zlecenie nie może zastępować umowy o pracę, jeśli są spełnione przesłanki charakterystyczne dla stosunku pracy. Co najważniejsze, umowa zlecenie podlega przepisom dotyczącym swobody umów, co oznacza, że obie strony mogą dowolnie wpływać na jej postanowienia, oczywiście w granicach obowiązującego prawa.
Kodeks cywilny nie zawiera przepisów kształtujących dobrowolne lub obowiązkowe opłaty zleceniodawcy za kształcenie zleceniobiorcy i zobowiązanie zleceniobiorcy do zwrotu kosztów w szczególnych przypadkach. To oznacza, że zleceniodawca może zobowiązać zleceniobiorcę do odbycia szkolenia i zwrotu kosztów w przypadku przedwczesnego rozwiązania umowy zlecenia. Co istotne, przepisy nie wykluczają również zobligowania zleceniobiorcy do poniesienia kosztów kształcenia poprzez potrącenia z każdego wynagrodzenia. W takiej sytuacji strony mogą podpisać nawet umowę pożyczki.
Wzór umowy szkoleniowej z pracownikiem – najważniejsze postanowienia
Umowa szkoleniowa, czyli formalnie umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych z pracownikiem, powinna zawierać przede wszystkim:
- datę i miejscowość podpisania umowy,
- dane pracownika i pracodawcy,
- opis szkolenia, np. kierunek studiów, uczelnię i okres nauki,
- obowiązki pracownika, np. uczestniczenie w zajęciach, dostarczenie pracodawcy harmonogramu zajęć oraz informacji o wpisie na kolejny semestr,
- obowiązki pracodawcy, szczególnie pod kątem nieobowiązkowych świadczeń dodatkowych, np. zwrotu kosztów dojazdu na zajęcia według przepisów obowiązujących w przypadku krajowych podróży służbowych,
- zobowiązanie pracownika do przepracowania u pracodawcy danego okresu (nie więcej niż 3 lat) po ukończeniu nauki, np. zdaniu egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, pod rygorem zwrotu kosztów otrzymanych świadczeń,
- opis przypadków, w których pracodawca ma prawo żądać zwrotu poniesionych kosztów, np. przerwanie nauki przez pracownika, rozwiązanie umowy pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika,
- prawo pracodawcy do roszczenia o zwrot kosztów pomniejszonych proporcjonalnie do okresu przepracowanego przez pracownika,
- zasady wprowadzania zmian do umowy, np. za pomocą obustronnie podpisanych aneksów.
