Zatrudnienie pracownika krok po kroku: dokumenty, szkolenia oraz inne obowiązki pracodawcy

Jeśli planujesz zatrudnić pierwszego pracownika, to zrozumiałe, że ilość obowiązków wynikających z m.in. Kodeksu pracy może Cię przytłaczać. Etapy zatrudnienia obejmują m.in. przygotowanie dokumentów, zaplanowanie badań i szkoleń oraz zgłoszenie pracownika do ZUS. Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą we własnym domu i nie zamierza wynajmować biura, musi dopilnować również przepisów dotyczących pracy zdalnej. Sprawdź, jak wygląda procedura zatrudnienia pracownika krok po kroku. Podpowiadamy, co zrobić, aby ułatwić przejście obu stronom umowy o pracę przez formalności. 

Szeroki zakres obowiązków pracodawcy sprawia, że samodzielne rozliczanie pracownika jest skomplikowane i czasochłonne dla przedsiębiorcy, który jednocześnie zajmuje się strategicznymi wyzwaniami w biznesie. Zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę to moment, w którym pracodawca rozważa współpracę z biurem rachunkowym lub dział kadrowo-płacowy w firmie. Niestety, cenniki biur rachunkowych często zawierają wiele dodatkowych opłat za drobne czynności, a rozliczanie nie więcej niż kilku osób nie wymaga zatrudnienia specjalisty ds. kadr i płac na pełny etat. Z tego względu outsourcing kadrowo-płacowy staje się optymalnym rozwiązaniem – zarówno pod kątem kosztów, jak i wsparcia przedsiębiorcy w stawianiu pierwszych kroków w roli pracodawcy. 

Dzięki temu poradnikowi dowiesz się, jak wygląda zatrudnienie pracownika od strony formalnej, natomiast artykuł o onboardingu przybliży Ci ogólny przebieg adaptacji pracownika w nowym miejscu pracy. Polecamy także zapoznanie się z zaletami i wadami pracy zdalnej. 

Umowa o pracę, czyli najważniejszy dokument dla pracownika 

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy zatrudnienie pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie za wykonywanie określonego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym przez niego czasie i miejscu, stanowi nawiązanie stosunku pracy. To oznacza, że strony są zobligowane do podpisania umowy o pracę, a jej zastąpienie umową cywilnoprawną, np. umową zleceniem lub umową o dzieło, nie jest legalne. Jak podkreśliliśmy w artykule omawiającym różnice między umową o pracę a umową zleceniem, nazwa dokumentu nie jest istotna w sytuacji, w której warunki zatrudnienia mają wszystkie cechy stosunku pracy. Pracodawca, który nie przestrzega prawa, naraża się na karę grzywny – nawet do 30 tys. zł! 

Umowy zlecenia nie można traktować jako formy zatrudnienia na okres próbny. Co do zasady, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na min. 1 miesiąc i maks. 3 miesiące, przy czym przepisy dopuszczają wydłużenie okresu próbnego ze względu na rodzaj pracy (np. dłuższy czas weryfikacji kompetencji na stanowisku kierowniczym) lub usprawiedliwionej nieobecności nowo zatrudnionej osoby (np. wskutek choroby). 

Wzór umowy o pracę powinien zawierać elementy wymienione w art. 29 § 1 Kodeksu pracy: 

• rodzaj pracy, 
• miejsce wykonywania pracy, 
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy (ze wskazaniem składników wynagrodzenia), 
• wymiar czasu pracy, 
• dzień rozpoczęcia pracy, 
• czas trwania lub dzień zakończenia umowy o pracę na czas określony, 
• obiektywne przyczyny zawarcia umowy na czas określony opisanej w art. 25(1) § 4 Kodeksu pracy, np. w celu zastępstwa pracownika lub wykonywania pracy sezonowej. 

Ponadto w przypadku umowy o pracę na okres próbny należy określić: 

• opcjonalny czas przedłużenia umowy w związku z rodzajem pracy, 
• opcjonalny czas przedłużenia umowy w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika, 
• zamiar zawarcia umowy o pracę na czas określony po okresie próbnym (krótszy niż 6 miesięcy albo dłuższy niż 6 miesięcy oraz krótszy niż 12 miesięcy). Ten zapis jest obowiązkowy, ale nie obliguje ani pracodawcy, ani pracownika do kontynuowania stosunku pracy po okresie próbnym. 

Kiedy musisz poczekać na zatrudnienie pracownika, czyli umowa przedwstępna lub list intencyjny 

Zdarza się, że najlepszy kandydat w procesie rekrutacji może podjąć nową pracę dopiero za kilka tygodni – a nawet miesięcy. Jak się zabezpieczyć przed skutkami nagłej rezygnacji z zatrudnienia przez niedoszłego pracownika? Pracodawcy proponują zawarcie umowy przedwstępnej lub podpisanie listu intencyjnego, ale tylko umowa przedwstępna, nazywana także promesą zatrudnienia, może przewidywać nałożenie kary finansowej na stronę, która zrezygnuje z podpisania tzw. umowy przyrzeczonej, czyli umowy o pracę. 

Co ważne, promesa zabezpiecza także pracownika, który może zostać pozbawiony źródła dochodu wskutek nagłej odmowy zatrudnienia przez przyszłego pracodawcę. Jeśli powstanie spór, sąd pracy orzeknie wysokość odszkodowania odzwierciedlającą wartość poniesionych szkód. 

Pamiętaj również, że możesz zaproponować pracownikowi podpisanie umowy o pracę, w której wyznaczysz późniejszy termin rozpoczęcia pracy. Przepisy nie precyzują maksymalnego okresu między dniem zawarcia umowy a dniem rozpoczęcia pracy. Co ważne, jeśli kandydat zrezygnuje z pracy przed jej rozpoczęciem, będzie go obowiązywać 2-tygodniowy okres wypowiedzenia, aczkolwiek można go uniknąć, rozwiązując umowę za porozumieniem stron we wcześniejszym terminie. 

Warto przeczytać: Co musisz wiedzieć o zatrudnieniu studenta na umowę o pracę? 

Umowa o pracę to nie wszystko, czyli informacja o zatrudnieniu 

Zanim minie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, musisz mu przekazać informację o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej lub elektronicznej. Art. 29 § 3 Kodeksu pracy uzależnia zakres tego dokumentu od posiadania m.in. polityki szkoleniowej, układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego oraz regulaminu pracy. Jeżeli zdecydujesz się na udostępnienie informacji o warunkach zatrudnienia w formie elektronicznej, musisz: 

• zapewnić pracownikowi możliwość wydrukowania i przechowywania dokumentu, 
• zachować dowód przekazania informacji pracownikowi lub jej otrzymania. 

Informacja o zatrudnieniu zawiera m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, który należy ustalić na podstawie stażu pracy oraz dodatkowych czynników, np. liczby dni urlopu wykorzystanego u poprzedniego pracodawcy. W tym celu pracownik powinien Ci dostarczyć świadectwo pracy, o ile był zatrudniony na umowę o pracę. 

Badania lekarskie – możliwe po podpisaniu umowy, ale koniecznie przed rozpoczęciem pracy 

Zgodnie z art. 229 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy osoby przyjmowane do pracy podlegają obowiązkowym badaniom wstępnym. Pracodawca, który wystawia skierowanie na badania lekarskie, opisuje w nich warunki pracy. Pracownik może zostać dopuszczony do pracy, jeśli orzeczenie lekarskie nie będzie zawierać żadnych przeciwwskazań. Co ważne, przepisy nie określają, ile czasu może upłynąć między badaniami wstępnymi a rozpoczęciem pracy. Z orzecznictwa wynika, że orzeczenie zachowuje ważność w okresie podanym przez lekarza, chyba że stan zdrowia danej osoby pogorszy się wskutek np. wypadku czy zdiagnozowania choroby. Warto podkreślić, że Twój przyszły pracownik nie może udać się na badania wstępne, jeśli przebywa na zwolnieniu lekarskim podczas okresu wypowiedzenia u aktualnego pracodawcy. 

Pamiętaj, że koszt badań wstępnych pokrywa pracodawca. Nie możesz się umówić z pracownikiem na zwrot poniesionych kosztów wizyty u lekarza medycyny pracy oraz nie możesz się domagać zwrotu tych kosztów od kandydata, który zrezygnował z zatrudnienia. Zwróć uwagę, że nie każdy pracownik musi odbyć badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy. Kodeks pracy przewiduje wyjątki: 

• Nie minęło 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a pracownik ma aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy w warunkach, które pokrywają się z warunkami u nowego pracodawcy. 
• Pracownik zatrudnia się u kolejnego pracodawcy i pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy w co najmniej dwóch firmach. Ma aktualne orzeczenie lekarskie, które stwierdza brak przeciwwskazań do pracy w warunkach obowiązujących u wszystkich pracodawców. 

Przeczytaj także: Badania okresowe pracowników – daty, koszty, zasady 

Skompletuj pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika 

Według § 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia MRPiPS (Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) pracodawca musi prowadzić akta osobowe pracownika, w tym część A (dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym dotyczące badań wstępnych) oraz część B (dokumenty zgromadzone wskutek nawiązania stosunku pracy, np. potwierdzenie ukończenia szkolenia BHP). 

Co więcej, pracownik powinien wypełnić PIT-2, czyli formularz z oświadczeniami i wnioskami wpływającymi na obliczanie zaliczek na podatek dochodowy. Ten dokument pozwala na m.in. określenie comiesięcznej kwoty zmniejszającej podatek, która zależy od preferencji podatnika oraz ewentualnych innych źródeł dochodu, np. z tytułu umów cywilnoprawnych. 

Szkolenie BHP 

Dopóki nie zatrudnisz więcej niż 10 pracowników, możesz odgrywać rolę służby BHP, o ile ukończysz odpowiednie szkolenie. Niezależnie od tego, czy przejmiesz ten obowiązek, czy zdecydujesz się na współpracę ze specjalistą, pamiętaj, że pracodawca zawsze odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z art. 237(3) § 2 Kodeksu pracy Twoje obowiązki obejmują m.in. zapewnienie pracownikowi przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zanim zostanie do niej dopuszczony, oraz organizowanie okresowych szkoleń BHP. 

Zgłoszenie pracownika do ZUS 

Art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi, że pracodawca (płatnik składek) zgłasza pracownika do ZUS w ciągu 7 dni kalendarzowych (włącznie z dniami wolnymi od pracy i świętami!) od dnia powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli dnia rozpoczęcia pracy. Uwaga – jeśli zatrudnisz pracownika 4 sierpnia 2025 roku, to musisz złożyć deklarację ZUS ZUA w okresie od 5 sierpnia do 11 sierpnia. Ten termin nie ulega przesunięciu wskutek np. nieobecności pracownika, który zachorował tuż przed pierwszym dniem nowej pracy. 

Zapytaj pracownika, czy chce uczestniczyć w PPK 

Co do zasady, mikroprzedsiębiorcy są zwolnieni z wdrażania PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych), chyba że nawet jedna osoba zatrudniona zdecyduje się na uczestnictwo w programie. Nowy pracownik może przystąpić do PPK po upływie co najmniej 14 dni zatrudnienia u nowego pracodawcy, przy czym podmiot zatrudniający powinien zgłosić pracownika do PPK najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minęło 90 dni zatrudnienia. 

Więcej informacji odkryjesz w artykułach omawiających wpływ wieku pracownika na zapis do PPK oraz rezygnację z PPK.