Jeśli planujesz zatrudnić pierwszego pracownika, to zrozumiałe, że ilość obowiązków wynikających z m.in. Kodeksu pracy może Cię przytłaczać. Etapy zatrudnienia obejmują m.in. przygotowanie dokumentów, zaplanowanie badań i szkoleń oraz zgłoszenie pracownika do ZUS. Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą we własnym domu i nie zamierza wynajmować biura, musi dopilnować również przepisów dotyczących pracy zdalnej. Sprawdź, jak wygląda procedura zatrudnienia pracownika krok po kroku. Podpowiadamy, co zrobić, aby ułatwić przejście obu stronom umowy o pracę przez formalności.
Szeroki zakres obowiązków pracodawcy sprawia, że samodzielne rozliczanie pracownika jest skomplikowane i czasochłonne dla przedsiębiorcy, który jednocześnie zajmuje się strategicznymi wyzwaniami w biznesie. Zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę to moment, w którym pracodawca rozważa współpracę z biurem rachunkowym lub dział kadrowo-płacowy w firmie. Niestety, cenniki biur rachunkowych często zawierają wiele dodatkowych opłat za drobne czynności, a rozliczanie nie więcej niż kilku osób nie wymaga zatrudnienia specjalisty ds. kadr i płac na pełny etat. Z tego względu outsourcing kadrowo-płacowy staje się optymalnym rozwiązaniem – zarówno pod kątem kosztów, jak i wsparcia przedsiębiorcy w stawianiu pierwszych kroków w roli pracodawcy.
Dzięki temu poradnikowi dowiesz się, jak wygląda zatrudnienie pracownika od strony formalnej, natomiast artykuł o onboardingu przybliży Ci ogólny przebieg adaptacji pracownika w nowym miejscu pracy. Polecamy także zapoznanie się z zaletami i wadami pracy zdalnej.
Umowa o pracę, czyli najważniejszy dokument dla pracownika
Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy zatrudnienie pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie za wykonywanie określonego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym przez niego czasie i miejscu, stanowi nawiązanie stosunku pracy. To oznacza, że strony są zobligowane do podpisania umowy o pracę, a jej zastąpienie umową cywilnoprawną, np. umową zleceniem lub umową o dzieło, nie jest legalne. Jak podkreśliliśmy w artykule omawiającym różnice między umową o pracę a umową zleceniem, nazwa dokumentu nie jest istotna w sytuacji, w której warunki zatrudnienia mają wszystkie cechy stosunku pracy. Pracodawca, który nie przestrzega prawa, naraża się na karę grzywny – nawet do 30 tys. zł!
Umowy zlecenia nie można traktować jako formy zatrudnienia na okres próbny. Co do zasady, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na min. 1 miesiąc i maks. 3 miesiące, przy czym przepisy dopuszczają wydłużenie okresu próbnego ze względu na rodzaj pracy (np. dłuższy czas weryfikacji kompetencji na stanowisku kierowniczym) lub usprawiedliwionej nieobecności nowo zatrudnionej osoby (np. wskutek choroby).
Wzór umowy o pracę powinien zawierać elementy wymienione w art. 29 § 1 Kodeksu pracy:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy (ze wskazaniem składników wynagrodzenia),
- wymiar czasu pracy,
- dzień rozpoczęcia pracy,
- czas trwania lub dzień zakończenia umowy o pracę na czas określony,
- obiektywne przyczyny zawarcia umowy na czas określony opisanej w art. 25(1) § 4 Kodeksu pracy, np. w celu zastępstwa pracownika lub wykonywania pracy sezonowej.
Ponadto w przypadku umowy o pracę na okres próbny należy określić:
- opcjonalny czas przedłużenia umowy w związku z rodzajem pracy,
- opcjonalny czas przedłużenia umowy w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika,
- zamiar zawarcia umowy o pracę na czas określony po okresie próbnym (krótszy niż 6 miesięcy albo dłuższy niż 6 miesięcy oraz krótszy niż 12 miesięcy). Ten zapis jest obowiązkowy, ale nie obliguje ani pracodawcy, ani pracownika do kontynuowania stosunku pracy po okresie próbnym.