Kwota zmniejszająca podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika – jak ją naliczać?

Pracodawca nalicza i odprowadza od wynagrodzenia pracownika zarówno składki ZUS, jak i zaliczkę na podatek dochodowy. Na jej wysokość wpływają m.in. pracownicze koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca podatek, która jest uzależniona od kwoty wolnej od podatku. Od 1 stycznia 2023 roku obowiązują nowe zasady naliczania kwoty zmniejszającej podatek, które dotyczą nie tylko osób zarabiających na podstawie umów o pracę, ale także umów cywilnoprawnych.

1. Kwota wolna od podatku a kwota zmniejszająca podatek dochodowy
2. Jak kwota zmniejszająca podatek wpływa na zaliczkę na podatek od wynagrodzenia podatnika?
   1. Co się stanie, jeśli dochód pracownika przekroczy kwotę wolną od podatku, a zaliczki nie będą pobierane?
3. Kto korzysta z kwoty zmniejszającej podatek?
4. Kwota zmniejszająca podatek na PIT-2
5. Jak liczba umów o pracę i umów cywilnoprawnych wpływa na kwotę zmniejszającą podatek?
   1. Umowa o pracę z jedną firmą
   2. Co najmniej dwie umowy z jedną firmą
   3. Co najmniej dwie umowy z różnymi firmami
6. Co się stanie, jeśli łączna suma miesięcznych kwot zmniejszających podatek przekroczy ustawowy limit?

Aktualna kwota wolna od podatku, czyli dochód podatnika zwolniony z podatku, wynosi 30 000 zł. Na podstawie kwoty wolnej od podatku oblicza się kwotę zmniejszającą podatek.

Kwota wolna od podatku × stawka procentowa obowiązująca w I progu podatkowym według skali podatkowej = kwota zmniejszająca podatek w skali roku

30 000 zł × 12% = 3600 zł

Kwota zmniejszająca podatek w skali roku : 12 miesięcy = maksymalna kwota zmniejszająca comiesięczną zaliczkę na podatek dochodowy

3600 zł : 12 = 300 zł

Kwotę zmniejszającą podatek odejmuje się od zaliczki na podatek dochodowy. Podstawą opodatkowania jest przychód pomniejszony o:

• podstawowe lub podwyższone koszty uzyskania przychodu,
• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika.

Pracownik może przewidywać, że dochody opodatkowane według skali podatkowej, które uzyska w danym roku podatkowym, nie przekroczą kwoty wolnej od podatku, czyli 30 000 zł. W takiej sytuacji powinien złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek przez pracodawcę. W tym celu trzeba wypełnić część J na formularzu PIT-2 lub złożyć oświadczenie w innej formie, np. za pomocą systemu kadrowo-płacowego.

Jeżeli pracownik, który złożył oświadczenie o niepobieraniu zaliczek na podatek, zacznie zarabiać więcej, musi wycofać uprzednio złożony wniosek. Wtedy zaznacza się pusty kwadrat w części J w okienku 21 na formularzu PIT-2 lub zgłasza tę zmianę w inny sposób pracodawcy.

Co ważne, pracodawca nie odpowiada za nieuzasadnione zaniżenie – a nawet całkowite pominięcie – zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika. Za błędy wynikające z niepoprawnego wypełnienia PIT-2 lub złożenia analogicznych oświadczeń odpowiada pracownik, który po pierwsze – będzie musiał uregulować dopłatę wynikającą z rozliczenia rocznego, po drugie – narazi się na konsekwencje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego.

👉 Zleceniobiorcy nie muszą wypełniać wszystkich pól formularza PIT-2. Zobacz, jak wypełnić PIT-2 w przypadku umowy zlecenia.

Od 1 stycznia 2023 roku kwotę zmniejszającą podatek można stosować w przypadku przychodów osiąganych z tytułu:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenia,
• umowy o dzieło.
• umowy o zarządzanie.
• spółdzielczej umowy o pracę,
• stosunku służbowego,
• kontraktu menedżerskiego,
• praktyk absolwenckich,
• pracy nakładczej.

Jeśli pracownik chce, aby pracodawca uwzględniał kwotę zmniejszającą podatek, obliczając zaliczkę na podatek dochodowy co miesiąc, musi złożyć oświadczenie na formularzu PIT-2 lub w innej formie, np. według wzoru przygotowanego przez dział kadrowy firmy.

Część C formularza PIT-2 pozwala na określenie kwoty, którą płatnik (pracodawca) będzie odejmował od zaliczki na pdof.

Jeśli podatnik uzyskuje przychody z kilku źródeł, np.:

• umowy o pracę,
• umowy zlecenia,
• umowy o dzieło,

które podpisał z różnymi firmami, może wszystkim płatnikom zgłosić, aby odejmowali od zaliczki na podatek dochodowy kwotę zmniejszającą podatek. Co ważne, łączna kwota zmniejszająca podatek w skali miesiąca nie może przekroczyć 300 zł. To skutkowałoby zaniżeniem podatku dochodowego i obowiązkiem uiszczenia dopłaty po rozliczeniu rocznym, a nawet odpowiedzialnością przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym.

Jeśli jedynym źródłem przychodu jest umowa o pracę, podatnik może zgłosić pracodawcy, że chce stosować maksymalną kwotę zmniejszającą podatek, czyli 300 zł. Teoretycznie – pracownik mógłby wybrać niższą kwotę, czyli 150 zł lub 100 zł. Praktycznie – nie ma to sensu, ponieważ nadpłacałby podatek, a różnica – nadpłata w wysokości 1800 zł lub 1200 zł – zostałaby rozliczona dopiero po złożeniu zeznania rocznego.

👉 Składki ZUS finansowane przez pracodawcę podwyższają wynagrodzenie brutto o około 20%. Zobacz, które składki pokrywa firma, a które pracownik.

Zdarza się, że przedsiębiorca podpisuje umowę o pracę i umowę cywilnoprawną, np. umowę zlecenie, z tą samą osobą. W tym przypadku podatnik, będący jednocześnie pracownikiem i zleceniobiorcą, może złożyć oddzielne oświadczenia w sprawie kwoty zmniejszającej podatek. Obie zaliczki można pomniejszać o 150 zł, co da razem 300 zł miesięcznie. Oczywiście pracownik może zadecydować, że chce zastosować 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł, tylko w przypadku jednej umowy.

Jeżeli podatnik wypełnia PIT-2, warto, aby w części B w okienku 5 dopisał, które źródło przychodów ma na myśli, np. podał numer umowy o pracę lub umowy zlecenia. Co prawda w oficjalnym formularzu podaje się dane płatnika, ale brakuje odrębnego pola, w którym można by określić źródło przychodów w przypadku więcej niż jednej umowy z tą samą firmą.

Można się zatrudnić na 1/2 etatu w jednej firmie i 1/2 etatu w drugiej firmie, a na dodatek zarabiać na podstawie umowy zlecenia podpisanej z trzecią firmą.

Jak rozdysponować kwotę zmniejszającą podatek w tej sytuacji?

1. Złożyć wniosek o pomniejszanie zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 300 zł, tylko u jednego płatnika. Obojętnie, czy będzie to pracodawca, czy zleceniodawca.
2. Przesłać oświadczenie o pomniejszanie zaliczki o 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 150 zł, dwóm wybranym firmom, np. pracodawcy i zleceniodawcy. Zaliczka na podatek od wynagrodzenia z tytułu jednej umowy o pracę nie byłaby pomniejszana.
3. Podzielić kwotę zmniejszają podatek między wszystkich płatników. Każdemu należy złożyć oświadczenie o pomniejszaniu zaliczki na podatek o 1/36 kwoty, czyli 100 zł.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów płatnik – niezależnie od tego, czy jest pracodawcą, czy zleceniodawcą – nie odpowiada za błędy w naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, które wynikają z oświadczenia podatnika.

Jeżeli podatnik zarabia na podstawie kilku umów i – wbrew przepisom – każdego płatnika poprosił o zmniejszanie zaliczki o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, to nie tylko będzie zobowiązany do pokrycia dopłaty wynikającej z rozliczenia rocznego, ale może ponieść odpowiedzialność zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym.