Podpis kwalifikowany krok po kroku – czym jest i czym się różni od innych podpisów elektronicznych?

Czy wiesz, że nie musisz ani składać odręcznych podpisów na papierowych dokumentach, ani tracić czasu i pieniędzy na ich magazynowanie czy wysyłanie? Sprawdź, czym różni się podpis kwalifikowany od innych podpisów elektronicznych, w tym profilu zaufanego. Wyjaśniamy, co to jest podpis kwalifikowany, jak uzyskać elektroniczny podpis z certyfikatem kwalifikowanym i w jakich sytuacjach przydaje się pracodawcom, którzy zamierzają realizować procesy kadrowo-płacowe zgodnie z polityką paperless.

Co to jest podpis kwalifikowany (e-podpis)?

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Proces wystawiania certyfikatu wymaga potwierdzenia tożsamości osoby, która zamierza złożyć e-podpis na dowolnym dokumencie, np. umowie o pracę zawieranej na odległość ze zdalnym pracownikiem. Co ważne, w tym przypadku obie strony powinny dysponować podpisem kwalifikowanym.

Certyfikat kwalifikowany musi zawierać dane, które umożliwiają jednoznaczną identyfikację osoby, np. numer PESEL albo NIP. Jak sugeruje CenCert, zakup certyfikatu z PESEL-em sprawdzi się w przypadku kontaktów z systemami administracji, np. urzędem skarbowym, ale niekoniecznie użytkownikowi zamierzającemu podpisywać dokumenty, które są następnie udostępniane szerokiemu gronu odbiorców lub publicznie.

Co ciekawe, przedstawiciele organizacji mogą uzyskiwać tzw. certyfikaty anonimowe, które są wystawiane na podstawie weryfikacji tożsamości, ale nie zawierają danych osobowych właściciela podpisu.

E-dowód nie zawiera automatycznie certyfikatu kwalifikowanego. Może natomiast zawierać certyfikat podpisu osobistego, jeżeli jego posiadacz wyraził zgodę na zamieszczenie go w dokumencie. Podpis osobisty pozwala podpisywać dokumenty elektroniczne kierowane do podmiotów publicznych ze skutkiem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Może być używany również w relacjach z podmiotami prywatnymi, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę.

E-dowód może być także wykorzystywany jako nośnik danych umożliwiających składanie podpisu kwalifikowanego, ale odpowiednią usługę i certyfikat trzeba wcześniej uzyskać od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Dzięki temu, użytkownik może posługiwać się jedną kartą - e-dowodem - również podczas składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kto i po co musi mieć podpis kwalifikowany? 

Chociaż posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest obowiązkowe, to przydaje się zarówno w sferze zawodowej, jak i w życiu prywatnym. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu możesz potwierdzać tożsamość online, aby załatwiać sprawy biznesowe i urzędowe. Przedsiębiorca, który ma kwalifikowany podpis elektroniczny, może:

• potwierdzać swoją tożsamość w kontaktach z urzędami, np. urzędem skarbowym i pracownikami jednostek administracji publicznej,
• podpisywać i składać deklaracje w systemie Płatnik,
• podpisywać i składać sprawozdania finansowe przesyłane do KRS,
• logować się na PUE ZUS – Platformę Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• składać elektroniczne deklaracje podatkowe,
• przekazywać JPK – Jednolity Plik Kontrolny – urzędowi skarbowemu,
• podpisywać akta pracownicze oraz dokumenty dotyczące zleceniobiorców,
• zawierać zdalne umowy cywilnoprawne,
• składać oferty handlowe,
• nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur,
• wysyłać zawiadomienia i zgłoszenia do PUODO – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
• podpisywać pliki JEDZ – Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia,
• przesyłać raporty do GIIF – Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Trudno wyobrazić sobie przyszłość dokumentacji pracowniczej bez podpisów kwalifikowanych, które usprawniają obieg dokumentów w firmach i redukują koszty związane z archiwizowaniem, drukowaniem czy wysyłaniem papieru. Co ważne, stosowanie podpisu elektronicznego z certyfikatem kwalifikowanym wpisuje się w strategię ESG, której jeden z fundamentów dotyczy wpływu przedsiębiorstw na środowisko naturalne.

Warto też wiedzieć, że podpis kwalifikowany gwarantuje nienaruszalność danych przesyłanych drogą elektroniczną, ponieważ podpisany dokument jest zabezpieczony przed wprowadzeniem zmian.

Podpis kwalifikowany w HR 

Kompleksowa digitalizacja akt pracowniczych bywa największym wyzwaniem w firmach usiłujących wdrożyć politykę paperless, aby całkowicie odejść od papierowego obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z outsourcingu kadrowo-płacowego w SD Worx, mogą podpisywać dokumenty pracownicze elektronicznym podpisem kwalifikowanym w chmurze. To możliwe dzięki funkcjonalności SD Worx eTeczka dla SAP HCM, którą zintegrowano z podpisami kwalifikowanymi.

Taka obsługa kadrowo-płacowa wspiera sprawny przepływ dokumentów i ogranicza liczbę czynności wykonywanych ręcznie. 

Co ważne, obie strony, czyli pracodawca i pracownicy, mogą podpisywać dokumenty online w czasie rzeczywistym – bezpośrednio w eTeczce. To rozwiązanie ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi szczególnie w organizacjach rozproszonych, w których wysyłka papierowych dokumentów generuje zbędne koszty. Usługa jest w pełni bezpieczna i zgodna z aktualnym stanem prawnym, w tym rozporządzeniem eIDAS i RODO.

Podpis kwalifikowany a podpis zaufany 

Podpis zaufany zastępuje podpis własnoręczny wyłącznie w kontaktach z podmiotami publicznymi, m.in. ministerstwami i urzędami. Ułatwia np. realizowanie obowiązków pracodawcy związanych ze zgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń na platformie PUE ZUS. Główna funkcja podpisu zaufanego to potwierdzanie tożsamości osoby załatwiającej sprawy urzędowe online, natomiast podpis kwalifikowany umożliwia również podpisywanie umów online czy branie udziału w aukcjach na platformach przetargowych.

Ponadto podpis zaufany jest bezpłatny, a podpis kwalifikowany kosztuje od kilkunastu złotych w przypadku jednorazowych certyfikatów do kilkuset złotych w przypadku certyfikatów aktywnych nawet przez kilka lat, z limitem podpisów w chmurze w danym okresie.

Podpis kwalifikowany a podpis elektroniczny 

Podpis elektroniczny niekwalifikowany nie ma takiej samej mocy prawnej jak podpis własnoręczny, więc nie należy nim podpisywać umów o pracę, umów cywilnoprawnych czy deklaracji podatkowych. Niemniej certyfikat niekwalifikowany może się przydać w procesach wewnętrznych w firmie, np. w celu:

• szyfrowania informacji,
• autoryzowania dostępu do urządzeń i systemów,
• zabezpieczenia poczty elektronicznej.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany? 

Osoba, która sprawdza, jak uzyskać podpis kwalifikowany, powinna wybrać jednego z certyfikowanych dostawców wskazanych na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji, m.in.:

• Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych,
• CenCert,
• Asseco Data Systems SA,
• Krajową Izbę Rozliczeniową.

W zależności od rodzaju podpisu kwalifikowanego i dostawcy możesz otrzymać fizyczny zestaw: kartę kryptograficzną z zapisanym certyfikatem oraz czytnik kart, który podłącza się do sprzętu komputerowego. Co więcej, podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym wymaga również zainstalowania specjalnego oprogramowania. Szczegółowe instrukcje znajdziesz na stronach poszczególnych dostawców.

Wyjątek stanowi podpis kwalifikowany, który pozwala na podpisanie pojedynczego dokumentu online, np. mobilny e-podpis mSzafir do jednorazowego podpisu. W tym przypadku użytkownicy korzystają z portalu mSzafir z poziomu przeglądarki internetowej lub instalują aplikację mobilną. Takie rozwiązanie jest dostępne również dla osób, które chcą regularnie korzystać z podpisów kwalifikowanych, ale preferują podpisywanie dokumentów bez fizycznych akcesoriów. W tej sytuacji mogą wybrać np. mobilny kwalifikowany e-podpis mSzafir z długim terminem ważności.

Pamiętaj, że podpis generowany za pomocą karty i czytnika nie wymaga dostępu do internetu podczas podpisywania dokumentu.

Ile trwa wyrobienie podpisu kwalifikowanego? 

Ile się czeka na podpis kwalifikowany? To zależy, czy ubiegasz się o podpis kwalifikowany wystawiany za pomocą fizycznych akcesoriów, czyli karty i czytnika do komputera, czy mobilny, generowany na platformie online lub w aplikacji mobilnej. Okres oczekiwania na certyfikat zależy także od procedur dostawców.

Jeżeli zdecydujesz się na podpis kwalifikowany mSzafir, musisz udać się do najbliższego banku spółdzielczego lub placówki KIR – Krajowej Izby Rozliczeniowej – aby potwierdzić swoją tożsamość. Z kolei CenCert wymaga potwierdzenia tożsamości klientów przez Inspektora CenCert, z którym można umówić się w najbliższym punkcie partnerskim lub zamówić usługę weryfikacji z dojazdem w wyznaczone miejsce.

Wygenerowanie podpisu mobilnego jest łatwiejsze, ponieważ wystarczy skorzystać np. z usługi mojeID w ramach bankowości elektronicznej. Dzięki temu rozwiązaniu mobilny podpis kwalifikowany można uzyskać od ręki w dowolnej lokalizacji – w ciągu kilkunastu minut.

Ile kosztuje podpis kwalifikowany? 

Odpowiedź na pytanie, ile kosztuje podpis kwalifikowany, zależy przede wszystkim od dostawcy, rodzaju podpisu i okresu ważności certyfikatu. Najdroższe mobilne podpisy kwalifikowane, niewymagające używania karty kryptograficznej i czytnika kart wpinanego do komputera, kosztują ok. 300–400 zł brutto, natomiast umożliwiają podpisanie nawet 50 tys. dokumentów w ciągu 1 roku lub 100 tys. dokumentów w ciągu 2 lat.

Jeżeli zdecydujesz się na zestaw fizyczny do e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym, czyli wspomnianą kartę i czytnik, możesz ponieść większy wydatek, ale unikniesz ograniczenia limitem podpisów. Co ważne, nie każdy dostawca podpisów kwalifikowanych w chmurze stosuje ograniczenia w liczbie podpisywanych dokumentów.

Pamiętaj, że uzyskanie mobilnego podpisu kwalifikowanego, nazywanego czasami certyfikatem chmurowym, może się wiązać z poniesieniem kosztów zdalnej weryfikacji tożsamości, wynoszących ok. 250 zł brutto.

Jak zmiana nazwiska wpływa na podpis kwalifikowany? 

Niestety, nie ma możliwości zaktualizowania podpisu kwalifikowanego po zmianie danych osobowych. O ile dotychczasowe podpisy kwalifikowane zachowują moc prawną, o tyle zmiana nazwiska – lub innych danych przypisanych do certyfikatu – wymaga jego ponownego wystawienia.

Czy można podpisać e-mail podpisem kwalifikowanym? 

Certyfikat kwalifikowany nie ma zastosowania w podpisywaniu wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną. Oczywiście możesz przesłać komuś drogą e-mailową dokument podpisany certyfikatem elektronicznym, ale nie uwierzytelnisz w ten sposób zawartości e-maila.

FAQ - podpis kwalifikowany

1. Czy podpis kwalifikowany ma taką samą moc jak podpis własnoręczny?

Tak. Podpis kwalifikowany poświadczony ważnym certyfikatem kwalifikowanym ma zgodnie z rozporządzeniem eIDAS taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

2. Czy obie strony umowy o pracę muszą mieć podpis kwalifikowany?

Jeżeli umowa o pracę ma zostać zawarta w pełni elektronicznie i zachować formę równoważną pisemnej, dokument powinien zostać opatrzony podpisami kwalifikowanymi obu stron.

3. Czy można korzystać z podpisu kwalifikowanego bez czytnika kart?

Tak. Dostępne są mobilne i chmurowe rozwiązania, które pozwalają podpisywać dokumenty z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji bez używania karty kryptograficznej i czytnika.

4. Czy podpis kwalifikowany można wykorzystać w dokumentacji pracowniczej?

Tak. Można nim podpisywać m.in. umowy, akta pracownicze oraz inne dokumenty kadrowe. Rozwiązania zintegrowane z elektroniczną teczką pracownika pozwalają obsługiwać cały proces online.

5. Czy podpis kwalifikowany jest obowiązkowy dla przedsiębiorcy?

Nie. Jego posiadanie nie jest obowiązkowe, jednak ułatwia składanie deklaracji, podpisywanie dokumentów, kontakt z administracją publiczną oraz prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.