Jak przygotować firmę na audyt dokumentacji pracowniczej - praktyczne wskazówki i checklista

Każdy właściciel firmy zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób kompleksowy i rzetelny. Wszelkie wykryte podczas kontroli PIP nieprawidłowości mogą wiązać się z poważnymi konsekwencjami. To nie tylko ryzyko grzywny nałożonej przez Państwową Inspekcję Pracy czy postępowań prawno-karnych, ale także roszczeń ze strony pracowników. Jakie kroki podjąć wcześniej, aby audyt dokumentacji pracowniczej przebiegł sprawnie? Podpowiadamy.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt i zweryfikować teczki pracowników?

Poprzez audyt dokumentacji pracowniczej sprawdzamy to, czy akta pracowników są prowadzone zgodnie z prawem i przepisami. Pamiętajmy, że każdy przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych, bez znaczenia jest to, czy zatrudnia kilka osób, czy tysiące pracowników. W teczkach pracowniczych powinien panować porządek, ponadto muszą być one na bieżąco aktualizowane. Brak dokumentów niesie ze sobą często konsekwencje nie tylko dla pracodawcy, ale również samego pracownika.

Przykładowo, brak umowy o pracę może świadczyć o nielegalnym zatrudnieniu, natomiast pracownikowi może to przysporzyć problemów w staraniu się o emeryturę czy rentę. Co ważne, jeśli pracodawca nie prowadzi właściwie teczki pracowniczej, czy też w ogóle jej nie założył, wówczas musi liczyć się z nałożeniem grzywny wynoszącej od 1 000 zł do nawet 30 000 zł! W razie trudności z prowadzeniem dokumentacji pomocne może okazać się wsparcie HR przez firmę zewnętrzną lub jako program SAP HR, które oferują usługi kadrowo-płacowe.

Jak zadbać o sprawne przeprowadzenie audytu?

Audyt akt osobowych może przebiec możliwe szybko i sprawnie, jednak warto się do niego wcześniej przygotować. Co możemy zrobić w tym kierunku? Przede wszystkim poinformować pracowników księgowości o dniu i godzinie audytu. W następnej kolejności należy przygotować wszelkie dokumenty księgowe, które będą potrzebne do wglądu. To właśnie w dużej mierze od pracowników firmy zależy sprawna weryfikacja danych. Powinni być więc poinformowani na temat tego, na czym polega przeprowadzanie audytów dokumentacji pracowniczej, co podlega kontroli i jakie są ich obowiązki w tymże zakresie. O wiele łatwiej będzie wypełnić wszelkie zobowiązania, jeżeli przygotujemy checklistę, a więc listę wszelkich dokumentów, które należy przygotować przed przybyciem kontrolerów.

Jaką inną dokumentację muszą jeszcze prowadzić pracodawcy?

Akta osobowe, to nie wszystko, gdyż pracodawca musi również prowadzić kartoteki czy rejestry dotyczące stosunku pracy i jego przebiegu. Dokumenty te będą potrzebne także, jeśli przeprowadzany będzie np. audyt kadrowo-płacowy. Są to takie elementy jak:

• lista płac i pozostałe świadczenia,
• ewidencje przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej,
• ewidencja czasu pracy,
• dane dotyczące urlopy wypoczynkowego,
• pozostałe wnioski i zgody.

Warto dodać, że ważnym elementem w audycie i ewidencji czasu pracy jest elektroniczna lista obecności. Tego rodzaju lista obecności w pracy, pomaga obliczyć m.in. nadgodziny i zweryfikować zgodność czasu pracy z obowiązującymi przepisami. Pomocny okazuje się również program do zarządzania czasem pracy pracowników.

Jeśli chodzi o e-paski płacowe, to pracodawca nie ma obowiązku ich przechowywania w dokumentacji pracowniczej, aczkolwiek na żądanie pracownika musi je udostępnić.

Jak przechowywać dokumenty pracownicze w sposób zgodny z prawem? Zasady

Archiwizacja dokumentów kadrowo płacowych może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Najważniejsze jest to, aby zabezpieczona była jej dostępność, kompletność, poufność oraz integralność. Obowiązkowy okres przechowywania dokumentów pracowniczych wynosi 10 albo 50 lat, w zależności od czasu nawiązania stosunku pracy. Wszystkie części akt osobowych muszą być podzielone na mniejsze kategorie i ponumerowane. Dodajmy, że dokumenty zawarte w częściach D i E przechowuje się w wydzielonych oraz ponumerowanych sekcjach, dotyczących konkretnej kary lub wykonanego badania. W sytuacji, gdy kara ulegnie zatarciu, dokumenty usuwa się z teczki, a innym sekcjom przydziela kolejne, następujące po sobie numery.

Audyt dokumentacji prawniczej czy kompleksowy audyt kadrowy, są zawsze dobrym pomysłem na sprawdzenie zgodności i kompletności prowadzonej dokumentacji.