Korzystniejsze zasady obliczania stażu pracy dla zatrudnionych, doprecyzowanie terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, możliwość zawierania umów elektronicznych przez pracodawców w rządowym systemie czy nowe warunki kontroli L4 – to jedne z kilku zmian w prawie pracy w 2026 roku. Jakie nowe regulacje pracodawcy powinni wziąć pod uwagę w najbliższych miesiącach?
Zmiany w ogłoszeniach o pracy dla kandydatów i pracodawców obowiązujące od 24 grudnia 2025 roku
24 grudnia ub.r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która zobowiązała pracodawców do informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu na danym stanowisku najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę. Niestety, to wcale nie oznacza, że widełki płacowe w ogłoszeniach o pracy stały się obowiązkowe. Jak wspomnieliśmy na początku bieżącego roku na naszym blogu, tylko 5 proc. pracodawców zdecydowało się na ujawnianie wynagrodzeń w ofertach. Zeszłoroczna nowelizacja zobowiązała zatrudniających również do stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk i tworzenia ogłoszeń w taki sposób, aby nie sugerowały z góry płci przyszłego pracownika. Ponadto pracodawcy muszą czuwać nad niedyskryminującym przebiegiem rekrutacji, nie mogą pytać kandydatów o wysokość ich dotychczasowych zarobków, a kandydaci mają prawo do wglądu do regulaminu wynagradzania bądź układu zbiorowego.
Nowe przepisy o jawności wynagrodzeń przesunięte na 2027 rok
Chociaż już dziś nasz przewodnik po unijnej dyrektywie dotyczącej jawności wynagrodzeń wspiera pracodawców przygotowujących się do przepisów wpływających na transparentność płac w organizacji, to nowelizacja nie wejdzie w życie – jak pierwotnie zakładano – 7 czerwca 2026 roku. Organizacje zyskały dodatkowy czas. Nowe przepisy, które wynikają z unijnej dyrektywy 2023/970, zostaną wdrożone do polskiego porządku prawnego nie wcześniej niż w 2027 roku. Kiedy dokładnie? Nie wiadomo.
Jak podkreśla Infor, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) opublikowało nowy projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę. Najnowsza wersja została przekazana do uzgodnień, które potrwają do 25 maja br., a następnie odbędą się konsultacje publiczne, które zakończą się 3 czerwca br. Ustawa ma wejść w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli nie wcześniej niż na początku 2027 roku.
Nowe zasady obliczania stażu pracy – szczególnie dla zleceniobiorców i przedsiębiorców
O ile prawo nie działa wstecz, o tyle zadziała w przypadku nowych przepisów dotyczących zasad obliczania stażu pracy, które zostały skonstruowane z myślą głównie o osobach pracujących na podstawie umów zleceń i przedsiębiorcach. Nowelizacja Kodeksu pracy pozwoli na zaliczenie do stażu pracy przede wszystkim okresu prowadzenia jednoosobowych działalności gospodarczych i okresu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia.
Staż pracy danej osoby może się wydłużyć o okres:
- prowadzenia przez nią pozarolniczej działalności,
- zawieszenia przez nią pozarolniczej działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- współpracy z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
- wykonywania umów zleceń, umów agencyjnych lub umów o świadczenie usług,
- współpracy z osobami wykonującymi pracę na podstawie wyżej wymienionych umów,
- pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- działalności zarobkowej (innej niż zatrudnienie) za granicą.
Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2026 roku. Niemal wszystkie wymienione okresy są potwierdzane zaświadczeniami wydawanymi przez ZUS. Wyjątkiem są tylko okresy zatrudnienia, które nie podlegają zgłoszeniom do ZUS, oraz okresy innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. W tych przypadkach pracownik jest zobowiązany do udowodnienia okresu zatrudnienia. Pracodawcy są zobligowani do przeliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego osób, których staż pracy ulegnie wydłużeniu. Co więcej, nowe regulacje sprawiają, że niektórzy pracownicy uzyskają szybciej prawo do świadczeń powiązanych ze stażem pracy, np. nagrody jubileuszowej.
Elektroniczne orzeczenia lekarskie od 17 kwietnia 2026 roku
Zdaniem PIP cyfryzacja orzeczeń lekarskich wydawanych w ramach medycyny pracy wpływa nie tylko na rozwój technologiczny systemu ochrony zdrowia, ale także procedury kadrowo-płacowe. Dzięki nowym przepisom lekarz medycyny pracy może wystawić elektroniczne orzeczenie, które trafia od razu do systemu medycznego oraz na IKP (Internetowe Konto Pacjenta). Co więcej, lekarz może przekazać orzeczenie bezpośrednio pracodawcy, co przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Warto wspomnieć, że ta nowelizacja zapewnia pracownikowi wyższy poziom prywatności, ponieważ pracodawca, który otrzyma elektroniczne orzeczenie, dowie się wyłącznie o zdolności albo braku zdolności do pracy. Takie informacje, jak indywidualne zalecenia zdrowotne, będą dostępne wyłącznie na IKP.
Nowe zasady obliczania pierwszego dnia chorobowego od 13 kwietnia 2026 roku
Dotychczas pracownik, który przepracował jakąkolwiek część dnia, a dopiero potem udał się do lekarza i otrzymał zwolnienie lekarskie, miał naliczane świadczenie chorobowe dopiero od kolejnego dnia. Zgodnie ze stanowiskiem ZUS nie było ważne, czy L4 obejmowało przepracowany w części lub całości dzień. ZUS uznawał, że formalnie nie wystąpiła niezdolność do pracy. Ta interpretacja uległa zmianie.
Od 13 kwietnia br. pierwszy dzień każdego (!) zwolnienia lekarskiego będzie wliczany do okresu zasiłkowego bez względu na fakt, czy pracownik wykonywał swoje obowiązki tego dnia, czy nie. Nie ma także znaczenia, czy pracodawca wypłacił za ten dzień wynagrodzenie.
Nowe przepisy dotyczące kontroli L4 od 13 kwietnia 2026 roku
Co więcej, nowe przepisy rozszerzyły uprawnienia ZUS w zakresie kontrolowania L4. Na blogu wyjaśniliśmy już, jak skontrolować, czy L4 pracownika na wypowiedzeniu jest fałszywe, natomiast nowelizacja dotyczy stricte wykonywania pracy zarobkowej w okresie L4. Do tej pory najmniejszy przejaw aktywności zawodowej mógł zostać uznany za naruszenie zasad zwolnienia lekarskiego. Od 13 kwietnia br. pracownikowi nie grozi utrata prawa do świadczenia chorobowego, jeśli wykona tzw. czynność incydentalną, np. odpisze na e-maila czy odbierze telefon od pracodawcy. Oczywiście to nie oznacza, że pracodawca może jakkolwiek oczekiwać od pracownika, że będzie wykonywać swoje obowiązki podczas zwolnienia lekarskiego. Nie jest dopuszczalne np. wymaganie, aby zdalny pracownik w czasie L4 zalogował się na spotkanie zespołu.
Nowe przepisy doprecyzowały również, czym jest aktywność niezgodna z celem zwolnienia lekarskiego. Otóż to każde działanie, które może wydłużać czas powrotu do zdrowia lub utrudniać proces rekonwalescencji. Co do zasady, lekarz może zalecić pacjentowi wyjazd w celu wspomożenia leczenia, ale aktywności podejmowane przez pracownika nie mogą być sprzeczne z zaleceniami. Ponadto kontrolerzy ZUS mogą wylegitymować osobę przebywającą na zwolnieniu lekarskim oraz wejść do miejsca kontroli, np. mieszkania.
Nowe przepisy dotyczące zwolnień lekarskich od 2027 roku
Co do zasady, Kodeks pracy nie zabrania pracownikom podpisywania nawet dwóch umów o pracę jednocześnie, szczególnie jeśli chodzi o wykonywanie pracy w niepełnym wymiarze u różnych podmiotów. Od początku 2027 roku lekarze będą wystawiać zwolnienia wyłącznie w ramach jednego (!) tytułu do ubezpieczenia. To oznacza, że jedno L4 zostanie przypisane do wyłącznie jednego miejsca pracy.
Dzięki temu rozwiązaniu pracownik może być np. zwolniony z wykonywania pracy fizycznej w jednym przedsiębiorstwie i zdolny do wykonywania zdalnej pracy przy biurku w ramach umowy z drugim pracodawcą (o ile powód zwolnienia na to pozwala). Ważne, aby druga aktywność zawodowa nie utrudniała leczenia.
Czy pracownicy zyskają skuteczniejszą ochronę przed mobbingiem w 2027 roku?
Trwają prace nad projektem ustawy dotyczącej mobbingu, dyskryminacji oraz innych form przemocy w miejscu pracy. Wstępna wersja przepisów zakłada:
- nową definicję mobbingu,
- ujednolicenie form nękania,
- wprowadzenie tzw. modelu racjonalnej ofiary, który pozwoli na ocenę zachowania nie tylko z perspektywy subiektywnych odczuć pracownika, ale także przy uwzględnieniu obiektywnych okoliczności danej sprawy,
- wyższe minimalne zadośćuczynienie za mobbing (co najmniej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę),
- skuteczniejszą ochronę przed potencjalnym odwetem, którego często obawiają się ofiary mobbingu, dyskryminacji i innych form przemocy.
W trakcie omawiania projektu zostały zgłoszone uwagi dotyczące m.in. aktywnego i stałego przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Eksperci podkreślili, że aktywności podejmowane przez pracodawców mają, co do zasady, charakter cykliczny, szczególnie w kontekście ankiet, szkoleń oraz innych form przypominania zasad etyki. Kontrowersje zostały wywołane również przepisem o wysokości zadośćuczynienia, aczkolwiek warto zwrócić uwagę, że pracodawca będzie miał prawo do dochodzenia wyrównania poniesionej szkody od mobbera. Ustawodawca argumentował, że minimalne zadośćuczynienie za mobbing musi być wyższe od zadośćuczynienia za dyskryminację i dyskryminację wielokrotną.
PIT-11 tylko na wniosek pracownika od 2027 roku?
Co do zasady, pracodawcy jako płatnicy zaliczek na podatek dochodowych pobieranych z wynagrodzenia pracowników (podatników) są zobowiązani do przekazywania PIT-11 pracownikom do końca lutego każdego roku. Jak zwracają uwagę eksperci, to rozwiązanie wydaje się przestarzałe. Dlaczego? Pracownicy mogą się zapoznać z informacją podatkową w systemie Twój e-PIT, zanim otrzymają dokument od pracodawcy. Projekt zmian o ustawach PIT i CIT przygotowany przez Ministerstwo Finansów zakłada, że podatnik (pracownik) będzie musiał złożyć wniosek u płatnika (pracodawcy), aby otrzymać informację o dochodach ze stosunku pracy. W teorii – nowe przepisy mają odciążyć pracodawców. W praktyce – istnieje obawa, że ta zmiana poskutkuje chaosem informacyjnym i wygeneruje inne obowiązki administracyjne, które zastąpią aktualne. Co więcej, eksperci wskazują, że usługa Twój e-PIT nie jest obowiązkowa, a nie wszyscy podatnicy będą mieli możliwość skorzystania z systemu. Projekt zakłada wyjątki, w których rozliczenia byłyby przekazywane z mocy prawa (bez wniosków), ale są nieliczne.
Ściśle określony termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego od 27 stycznia 2026 roku
Co do zasady, dotychczasowe przepisy nie precyzowały, kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, ale orzecznictwo wskazywało, że ten termin wypada w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika, czyli potencjalnie wcześniej niż może wypadać termin wypłaty wynagrodzenia. W praktyce – pracodawcy zwykle wypłacali ekwiwalent razem z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc pracy. To ostatnie rozwiązanie zostało zalegalizowane w nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia br. Zgodnie z nowym art. 171 § 4 Kodeksu pracy pracodawca wypłaci ekwiwalent pieniężny, o którym mowa w art. 171 § 1 k.p., w terminie wypłaty wynagrodzenia zgodnie z art. 85 k.p.
Zwróć uwagę, że art. 85 § 2 k.p. stanowi, że wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości, nie później w niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Pracodawcy ustalają stały i konkretny (!) termin w przepisach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie wynagradzania. Niektóre media błędnie podawały, że termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego wypadnie w dniu zakończenia pracy. Nieprawda – nie musi tak być w każdym przypadku.
Co ważne, nowy art. 171 § 5 k.p. doprecyzowuje, że jeśli termin wypłaty wynagrodzenia wypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, to pracodawca musi wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od ostatniego dnia umowy. Jeżeli tak obliczony termin wypada w dzień wolny od pracy, to ekwiwalent należy wypłacić w poprzednim dniu, czyli tak, aby zdążył zostać zaksięgowany na rachunku bankowym pracownika.
Sprawniejsza komunikacja między pracownikami a pracodawcami
Projekt, który zmienił zasady wypłacania ekwiwalentu urlopowego, zmodyfikował również przepisy dotyczące realizowania spraw pracowniczych wyłącznie w formie pisemnej. Nowe regulacje pozwalają na dokonywanie pewnych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej. To oznacza, że pracownicy mogą złożyć elektroniczny wniosek o m.in.:
- ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- wdrożenie systemu skróconego tygodnia pracy,
- udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
- udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- udzielenie urlopu bezpłatnego.
Oczywiście warto podkreślić, że nowoczesne systemy kadrowo-płacowe od dawna umożliwiają składanie elektronicznych wniosków o urlopy oraz inne dni wolne od pracy.
Zmiana w udzielaniu urlopu macierzyńskiego po utracie ciąży
Od 6 sierpnia 2025 roku pracowniczki, które straciły ciążę, mogą skorzystać ze skróconego urlopu macierzyńskiego, zasiłku macierzyńskiego oraz zasiłku pogrzebowego wyłącznie na podstawie zaświadczenia o urodzeniu martwego dziecka – bez względu na czas trwania ciąży. Dzięki rozporządzeniu MRPiPS z 21 lipca 2025 roku kobiety, które poroniły, nie muszą przedstawiać aktu urodzenia dziecka z adnotację o martwym urodzeniu, co wymagało określenia płci dziecka na podstawie drogich badań genetycznych.
Nowe przepisy likwidują tę barierę, ułatwiając pracowniczkom skorzystanie z 8 tygodni urlopu macierzyńskiego oraz otrzymanie zasiłku macierzyńskiego za ten okres. Wspomniane zaświadczenie powinien wystawić lekarz specjalista w dziedzinie położnictwa i ginekologii, lekarz w trakcie specjalizacji albo położna. Co więcej, regulacja dopuszcza przedłożenie kopii dokumentacji medycznej, której zgodność z oryginałem potwierdzi osoba ubezpieczona, pracodawca lub ZUS.
Nowe uprawnienia PIP od 8 lipca 2026 roku
Zdaniem Marcina Staneckiego, Głównego Inspektora Pracy, reforma Państwowej Inspekcji Pracy sprawi, że polski organ nadzorujący i kontrolujący przestrzeganie prawa pracy stanie się jednym z najnowocześniejszych w Europie. Nowe regulacje, które zaczną obowiązywać od 8 lipca 2026 roku, dotyczą wzmocnienia uprawnień PIP w zakresie przekształcania wadliwych umów cywilnoprawnych w stosunek pracy w sytuacji, w której np. umowa zlecenie nielegalnie zastępuje umowę o pracę. Co ważne, nowe przepisy przewidują aż 12-miesięczną abolicję, która daje pracodawcom szansę na uniknięcie przykrych konsekwencji finansowych, czyli grzywny w wysokości od 2000 zł do 60 tys. zł za niezgodne z prawem stosowanie umów cywilnoprawnych. Jeśli pracodawca podpisał np. umowę zlecenie zamiast umowy o pracę przed 8 lipca br., ale dobrowolnie (!) zawrze ze zleceniodawcą umowę o pracę do 8 lipca 2027 roku, uniknie kary. Analogiczna reguła dotyczy nieprawidłowych umów B2B, czyli nakłaniania pracowników do zakładania jednoosobowych działalności gospodarczych, mimo że zgodnie z prawem należą im się umowy o pracę. Legalny kontrakt bazujący na samozatrudnieniu (umowa o współpracy) wyklucza np. ścisły nadzór ze strony pracodawcy.
Co więcej, GIP (Główny Inspektor Pracy) będzie zobowiązany do wydawania interpretacji indywidualnych na wniosek podmiotów zatrudniających, które będą miały wątpliwości, czy opisywany przypadek stosunku prawnego stanowi umowę o pracę, czy nie.
Zakaz palenia e-papierosów bez nikotyny w pracy
Dzięki zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych, która weszła w życie 5 lipca 2025 roku, pracownicy nie mogą palić żadnych e-papierosów w miejscu pracy – ani nikotynowych, ani beznikotynowych. Wcześniejsze niedoprecyzowane przepisy sprzyjały obchodzeniu zakazu przez pracowników, którzy argumentowali, że mogą palić e-papierosy bez nikotyny. Pracodawcy powinni pamiętać o umieszczeniu oznaczeń słownych i graficznych na terenie obiektu oraz w środkach transportu.
Bezpieczniejsza praca w upały
Aktualne przepisy dotyczące maksymalnej temperatury w pracy latem nie podają „widełek” temperaturowych, aczkolwiek zobowiązują pracodawcę do m.in. zabezpieczenia pomieszczeń, w których wykonuje się pracę, przed niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem. Zgodnie z § 37 ust. 1 pkt 3 pracodawcy muszą zapewnić pomieszczenia do wypoczynku dla pracowników wykonujących pracę w lokalizacjach, w których temperatura wywoływana przez procesy technologiczne stale przekracza 30°C. Ponadto osoby pracujące na zewnątrz muszą być chronione przed zagrożeniami generowanymi przez warunki atmosferyczne, w tym wysoką temperaturą. Oczywiście prawo daje pracownikom szereg uprawnień do odmowy pracy w warunkach zagrażających zdrowiu i życiu, ale przepisy wymagają doprecyzowania w zakresie maksymalnej temperatury w pracy latem.
Projekt przygotowywany przez MRPiPS zakładał, że pracodawcy będą musieli dopilnować, aby temperatura w pomieszczeniach nie przekraczała 35°C, a temperatura w przypadku prac związanych z wysiłkiem fizycznym w otwartej przestrzeni – 32°C, chyba że to niemożliwe z uwagi na procesy technologiczne w obu przypadkach. Jeżeli temperatura ze względu na warunki atmosferyczne przekroczy wspomniane wartości, praca nie będzie mogła być wykonywana. Ponadto w sytuacji, w której temperatura ze względu na warunki atmosferyczne przekroczy 28°C w pomieszczeniu i 25°C podczas wykonywania prac fizycznych na zewnątrz, pracodawca będzie musiał zastosować rozwiązania, które minimalizują wpływ temperatury na zdrowie pracowników.
Co ważne, nowe przepisy miały wejść w życie 1 stycznia 2026 roku, ale jak podawały media wiosną, prace nad projektem zamarły. Ponadto nie wiadomo, czy wejście w życie potencjalnych nowych przepisów nie będzie odsuwane w czasie ze względu na sprzeciwy pracodawców, którzy podnosili, że np. zainstalowanie klimatyzacji i wentylacji w niektórych obiektach jest niemożliwe ze względu na ograniczenia konstrukcyjne. Ponadto przedsiębiorcy zwrócili uwagę, że nie są w stanie całkowicie wyeliminować sporadycznych przypadków przekraczania temperatury, np. w dużych halach produkcyjnych, a wstrzymanie procesów odbiłoby się negatywnie na realizacji zobowiązań wobec kontrahentów i funkcjonowaniu biznesu.
