Zdalna rekrutacja wydaje się trudnym i skomplikowanym procesem. Wbrew pozorom procedura rekrutacyjna przeprowadzana drogą internetową może przebiec sprawnie i szybko, dając zdumiewająco dobre efekty. Jak powinna wyglądać rekrutacja zdalna? W jaki sposób zadbać o jej skuteczność? Zapraszamy do lektury.
Zdalna rekrutacja - od czego zacząć?
Pierwszym etapem rekrutacji online jest dokładna analiza potrzeb kadrowych. Najpierw musimy zastanowić się nad tym, na jakie stanowisko poszukujemy kandydatów. Niezbędne jest przy tym posiadanie wiedzy dotyczącej wymagań danego stanowiska. Konieczne okazuje się też ustalenie tego, ile nowych osób zapewni nam płynne prowadzenie działalności. Grupa kandydatów zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną nie powinna być zbyt długa ani za krótka. Pamiętajmy o tym, jak kluczowa jest dobra komunikacja pomiędzy wszystkimi osobami biorącymi udział w procesie szukania nowego pracownika. Mówimy tutaj nie tylko o rekruterach, ale też szkoleniowcach czy kierownikach.
Jak poprawnie rekrutować w trybie zdalnym? Wskazówki
Przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej online wiąże się z licznymi wyzwaniami, między innymi tymi technicznymi. Przedstawiamy kilka wskazówek, które przyczynią się do sukcesu procesu rekrutacji online.
- Przygotowując ofertę pracy, umieśćmy w niej informację o rekrutacji zdalnej. Przyszły kandydat musi wiedzieć, jak dokładnie wygląda proces rekrutacyjny w naszej firmie, ponadto powinien uzyskać wskazówki, zwłaszcza jeśli nie miał wcześniej do czynienia z takim procesem.
- Skonstruujmy ankiety i testy wiedzy. Przed zaproszeniem kandydatów na rozmowę online, zapoznajmy się z ich wynikami, dzięki czemu dobierzemy osoby, które mają potrzebną wiedzę.
- Zaplanujmy cały proces rekrutacyjny w najmniejszych szczegółach. Wszystkie najważniejsze informacje powinny znaleźć się w przejrzystym harmonogramie.
- Opracujmy instrukcję dotyczącą niezbędnych podczas rozmowy sprzętów (laptop, kamera, mikrofon, telefon).
- Wybierzmy bezpłatną aplikację do przeprowadzenia rozmowy, jeśli decydujemy się właśnie na użycie aplikacji, możemy sięgnąć po takie narzędzia jak np. Zoom, Microsoft Teams, Telegram lub Google Hangouts.
- Korzystajmy z systemów rekrutacyjnych, dzięki którym z łatwością możemy zarządzać całym procesem, począwszy od korespondencji z kandydatami, zbierania danych, weryfikowania skuteczności danych źródeł aplikacji, aż po zdalny onboarding pracowników.
- Jeśli firma tego wymaga, przed rekrutacją nie zapomnijmy o podpisaniu dokumentów dotyczących bezpieczeństwa informacji, za pomocą podpisu zaufanego czy elektronicznego.
- Po skończonej rozmowie zbierz feedback od kandydatów na temat odbytego spotkania, co pozwoli na wprowadzenie zmian, które udoskonalą cały proces.
Jak wygląda proces rekrutacji z SAP?
SAP SuccessFactors to jedno z dostępnych narzędzi mogących pomóc w zdalnej rekrutacji. Rekrutacja w SAP (SAP SuccessFactors Recruiting) wymaga stworzenia profilu idealnego kandydata. W opisie powinny znaleźć się informacje dotyczące preferowanego wykształcenia, znajomości języków obcych, certyfikatów i szkoleń, cech charakteru, prawa jazdy, umiejętności.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie projektu ogłoszenia o pracę. Musimy w nim zamieścić wszystkie wymagania dotyczące kandydata oraz mocne strony firmy. Następnie należy stworzyć ogłoszenie o pracę, po czym umieścić je w wybranym miejscu. To, jak efektywny jest proces rekrutacyjny online, sprawdzimy przy użyciu narzędzia SAP. Co ważne, do ogłoszenia warto załączyć formularz kontaktowy. Kolejnym etapem jest wstępna selekcja kandydatów oraz kontakt z tymi wstępnie wybranymi.
W module SAP HR możliwa jest archiwizacja dokumentów kadrowo płacowych. Korzystając z tego rozwiązania, przedsiębiorca może też zdecydować się na elektroniczne akta osobowe, czyli dokumentację pracowniczą w formie cyfrowej, do której będzie miał szybki i łatwy dostęp.
Zdalne spotkanie rekrutacyjne – jak je dobrze przeprowadzić?
Aby rekrutacja zdalna przebiegła bez problemu, od razu po wybraniu kandydata, poinformuj go o planowanym zdalnym spotkaniu. Musi on znać nie tylko jego termin i godzinę, ale także potrzebne mu narzędzia (laptop, telefon). Powinien też otrzymać jasną i czytelną instrukcję dotyczącą sposobu dołączenia na spotkanie, wskazówki i informacje o konieczności użycia kamery. Rozmowa rekrutacyjna online powinna się odbyć właśnie z udziałem video. Przygotowując się na spotkanie rekrutacyjne, ważne jest:
- znalezienie uporządkowanego, oświetlonego, cichego miejsca, bez rozpraszających przedmiotów,
- sprawdzenie głośności otoczenia, założenie słuchawek,
- dbanie o profesjonalny wygląd i prawidłową postawę ciała,
- sprawdzenie jakości połączenia internetowego i kamery,
- przygotowanie CV kandydata, listu motywacyjnego czy innych dokumentów.
Aby zdalna rekrutacja przeszła sprawnie, najlepiej wcześniej przygotować listę pytań do kandydata. Rozmowę przeprowadzamy w taki sposób jak tą w warunkach stacjonarnych. Na koniec omawiamy kolejne kroki rekrutacji i czas spodziewanej decyzji.
Rekrutacja online - ocena kandydata, decyzja o zatrudnieniu i onboarding
Po zakończeniu rozmowy oceniamy kompetencje, umiejętności i cechy kandydata, pod kątem tych wartościowych na konkretnym stanowisku. Podejmując decyzję o zatrudnieniu, możemy zdecydować się na to, aby umowa przedwstępna o pracę została zawarta drogą internetową. Trzeba też przemyśleć jak efektywnie przeprowadzić onboarding pracownika, a więc wdrożenie pracownika w trybie zdalnym.
Rekrutacja zdalna – jakich błędów unikać?
Niestety, rekrutacja zdalna jest w dalszym ciągu czymś nowym, a błędy popełniają w tym procesie nie tylko rekruterzy, ale również kandydaci. Jeśli chodzi o rekruterów, do najczęściej popełnianych błędów należą:
- zbyt wolne tudzież niestabilne łącze internetowe,
- niedziałający mikrofon lub głośnik,
- rozładowujący się telefon lub laptop,
- kamera o niskiej rozdzielczości obrazu,
- brak planu przebiegu rozmowy,
- niewystarczające zapoznanie się z profilem i preferencjami kandydata,
- nieprzekazanie zrozumiałych wytycznych dotyczących przebiegu spotkania.
Rekrutacja online jest stresującym i czasochłonnym procesem. Aby go usprawnić, warto zaplanować szczegółowo całą procedurę.
