Papierowe teczki, skany wysyłane mailem, umowy drukowane tylko po to, by je podpisać i znów zeskanować – to wciąż codzienność wielu działów HR. Tymczasem przepisy od lat pozwalają prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, a narzędzia, które to umożliwiają, są dostępne zarówno dla małych firm, jak i dla dużych organizacji.
Cyfryzacja dokumentacji to nie moda, tylko konkretne korzyści: mniej pracy ręcznej, mniejsze ryzyko błędów, szybszy dostęp do informacji i łatwiejsze przygotowanie do kontroli. W SD Worx wspieramy ją na dwóch poziomach – w ramach obsługi kadrowo-płacowej dla MŚP oraz poprzez rozwiązania dla organizacji korzystających z SAP SuccessFactors.
Dlaczego papierowa dokumentacja to coraz większe ryzyko?
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika – podzielone na części, ponumerowane i ułożone chronologicznie, z wykazem dokumentów na początku każdej części. Szczegóły wyjaśniamy w artykule Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?.
W wersji papierowej łatwo o braki: zagubione oświadczenie, niepodpisany aneks, dokument włożony do niewłaściwej części. Podczas kontroli PIP takie nieprawidłowości mogą skutkować grzywną, a braki w aktach bywają też problemem dla samych pracowników – na przykład przy ustalaniu uprawnień emerytalnych. Jak się przygotować, podpowiadamy w tekście Jak przygotować firmę na audyt dokumentacji pracowniczej – praktyczne wskazówki i checklista.
Do tego dochodzi czas. Szukanie dokumentu w archiwum, ręczne przygotowywanie umów i aneksów, pilnowanie terminów badań i szkoleń w arkuszu – to godziny, które specjaliści HR mogliby poświęcić na ważniejsze zadania.
Cyfrowa dokumentacja w MŚP: elektroniczne akta w SD Worx TribePerk
Dla małych i średnich firm cyfryzacja dokumentacji jest częścią pełnej obsługi kadrowo-płacowej w SD Worx TribePerk. Nie musisz kupować osobnego systemu ani szukać dostawcy – to my prowadzimy dokumentację, a Ty masz do niej wgląd na platformie online.
W ramach usługi:
- prowadzimy elektroniczne akta osobowe zgodnie z obowiązującymi wymogami,
- przygotowujemy dokumenty kadrowe – umowy o pracę, aneksy, zmiany warunków, rozwiązania umów oraz dokumenty do umów cywilnoprawnych,
- na bieżąco aktualizujemy dokumentację zgodnie ze zmianami w prawie pracy,
- monitorujemy terminy kadrowe – badania lekarskie, szkolenia, końce umów, uprawnienia.
Pracownicy korzystają z portalu, w którym znajdą e-paski płacowe, saldo urlopowe i swoje dane. Wnioski urlopowe przechodzą elektroniczny obieg zamiast wymiany maili, a zatwierdzone nieobecności automatycznie trafiają do modułu płacowego. Informacje o zwolnieniach lekarskich pobierane są z PUE ZUS.
Przykład z praktyki: Digital Operations S.A., firma obsługująca sektor finansowy i procesy o wysokim poziomie regulacji, powierzyła nam przygotowywanie dokumentacji pracowniczej, prowadzenie elektronicznych akt osobowych i monitorowanie terminów kadrowych. Dzięki temu może skupić zasoby na procesach strategicznych.
Więcej o przejściu z papieru na cyfrę przeczytasz w artykule Przyszłość dokumentacji pracowniczej – od papieru do plików cyfrowych.
Cyfrowa dokumentacja w organizacjach na SAP: SD Worx eDocuments Suite
Duże organizacje mają inne wyzwania: tysiące dokumentów rocznie, wiele typów umów, rozbudowane ścieżki akceptacji i konieczność integracji z systemem HR. Dla firm korzystających z SAP SuccessFactors przygotowaliśmy SD Worx eDocuments Suite – chmurowy pakiet do automatyzacji i zarządzania dokumentacją HR.
Pakiet składa się z trzech zintegrowanych elementów:
- SD Worx Reporter – generuje raporty i analizy kadrowe z danych SAP, bez angażowania działu IT. Intuicyjne filtry i wizualne dashboardy sprawdzą się także u użytkowników nietechnicznych.
- SD Worx Document Generator – tworzy dokumenty kadrowo-płacowe automatycznie na podstawie danych z Reportera lub zdarzeń HR w SuccessFactors, np. zatrudnienia czy zmiany warunków.
- SD Worx eTeczka (eFile) – bezpiecznie przechowuje dokumenty w elektronicznej teczce osobowej pracownika, także skany oryginałów papierowych, z dostępem opartym na uprawnieniach.
Największa zaleta? Elementy działają razem. Dane z Reportera trafiają do generatora dokumentów, gotowy dokument może zostać wysłany do dostawcy podpisu elektronicznego, a po podpisaniu automatycznie wraca do eTeczki. Bez ręcznego przenoszenia plików, bez duplikowania danych, z pełnym monitoringiem obiegu. Rozwiązanie jest dostępne dla każdego użytkownika z kontem w SAP SuccessFactors i nie wymaga instalacji.
Szczegóły opisujemy w artykule Jak zautomatyzować dokumenty HR i zachować zgodność z przepisami dzięki SD Worx eDocuments Suite.
Ochrona danych i RODO: cyfryzacja, która porządkuje, a nie komplikuje
Elektroniczna dokumentacja to także odpowiedzialność za dane osobowe pracowników. Trzeba wiedzieć, jak długo przechowywać poszczególne dokumenty, kiedy je archiwizować i jak bezpiecznie usuwać. Robione ręcznie, te zadania są czasochłonne i podatne na błędy.
Dla organizacji na SAP oferujemy dodatek SD Worx GDPR, który zarządza pełnym cyklem życia danych pracowników w czterech krokach: obliczanie okresu retencji, archiwizacja, obsługa żądań usunięcia i bezpieczne usuwanie danych. Dlaczego automatyzacja jest tu koniecznością, wyjaśniamy w tekście Ukryty koszt ręcznego przestrzegania RODO.
Od czego zacząć cyfryzację?
Przejście na elektroniczną dokumentację najłatwiej przeprowadzić etapami:
- Wybierz rozwiązanie dopasowane do skali firmy i systemów, z których korzystasz.
- Zdigitalizuj istniejące akta osobowe i uporządkuj je zgodnie z wymogami.
- Przeszkol zespół HR i pracowników z korzystania z nowych narzędzi.
- Zintegruj dokumentację z pozostałymi procesami – płacami, ewidencją czasu pracy, obiegiem wniosków.
Warto też śledzić zmiany w przepisach, które będą przyspieszać cyfryzację – na przykład nowelizację ustawy o systemie eUmów czy pytanie, czy listy obecności są jeszcze obowiązkowe.
Najczęściej zadawane pytania
Czy dokumentację pracowniczą można prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej?
Tak. Przepisy pozwalają prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pod warunkiem zachowania jej integralności, poufności i dostępności. Ważne, by elektroniczne akta miały taką samą strukturę jak papierowe – z podziałem na części, numeracją i chronologicznym ułożeniem dokumentów.
Czy mała firma potrzebuje osobnego systemu do e-akt?
Nie musi. W SD Worx TribePerk elektroniczne akta osobowe są częścią pełnej obsługi kadrowo-płacowej – dokumentację prowadzą nasi eksperci, a firma i pracownicy mają do niej dostęp na platformie online.
Czy eDocuments Suite wymaga instalacji lub dodatkowej infrastruktury?
Nie. To rozwiązanie chmurowe, z którego może korzystać każdy użytkownik z kontem w SAP SuccessFactors. Dokumenty są przechowywane z zachowaniem ścisłych reguł dostępu opartych na uprawnieniach.
Porozmawiajmy o Twojej dokumentacji
Niezależnie od tego, czy chcesz przestać drukować umowy, uporządkować akta przed kontrolą, czy zautomatyzować obieg dokumentów w SAP SuccessFactors – pomożemy dobrać rozwiązanie. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak cyfrowa dokumentacja może działać w Twojej firmie.
